Les affaires habituelles appartiennent au passé. Au contraire, les approches innovantes pour penser les affaires ont progressé. Les récents événements sociaux et environnementaux, comme le COVID, les comportements climatiques records ou l’envie de relancer l’économie sont autant de signaux de la nécessaire transformation du paysage économique. Le concept d’économie circulaire est devenu une approche stratégique concrète. Dans ce cas, la circularité peut sembler être une “tendance” soudaine ou un sujet d’urgence digne d’intérêt. La vérité est que la limite des matières premières, pour créer les produits et services que chacun consomme, atteint une capacité insoutenable. Le Forum économique mondial désigne ces valeurs maximales comme les limites de la consommation linéaire. En outre, le coût énergétique de ces « nouveaux » produits ajoute une question beaucoup plus complexe. Chaque industrie et chaque organisation en ressentira les effets à différents stades. Le secteur des installations subit déjà la pression d’un changement de paradigme.
Figure 1. D’un modèle d’économie linéaire à un modèle d’économie circulaire (la source: Fondation Ellen MacArthur)
Les actions de Facility Management ont le potentiel de contribuer activement à la création de bureaux circulaires. Une approche consiste à repenser les moyens de réintégrer ce qui est considéré comme des « déchets » dans un cycle de valeur sur le lieu de travail. Le mobilier, les équipements technologiques et d’autres éléments tangibles à l’intérieur du bureau ont une date d’expiration productive. Très probablement, il existe une énorme opportunité de voir la valeur dans ce qui semble ne pas en valoir la peine. Dans ce blog, nous offrons quelques perspectives sur la façon de commencer un bureau circulaire en suivant l’inventaire des actifs sur le lieu de travail.
Le bureau du futur est circulaire
Le lieu de travail du futur nécessite des technologies et un design adaptés aux besoins des utilisateurs. Lorsqu’on imagine un bureau prêt pour l’avenir, la circularité est une stratégie raisonnable à intégrer. Non seulement c’est une décision à l’épreuve du temps, mais rendre le bureau circulaire offre de grands avantages en termes de réduction des coûts et de l’empreinte carbone. Les nouvelles générations de clients, de consommateurs et d’employés optent pour des entreprises qui prennent l’initiative d’avoir un impact positif. De même, un nombre croissant d’organisations découvrent des moyens d’accroître la création de valeur de leur entreprise tout en réduisant leur impact négatif sur la société et l’environnement. Cette situation devrait connaître une croissance exponentielle, et la décision des entreprises sera plutôt de la soutenir maintenant ou d’être obligées de s’y adapter plus tard.
Le recyclage c’est bien, aller au-delà c’est mieux!
Parmi les principes de la conception circulaire du lieu de travail, le recyclage est le plus reconnu, et l’étape la plus évidente vers une élimination responsable des déchets. Mais, lorsque nous pensons à la circularité, d’autres pratiques telles que repenser, réduire, réutiliser et réparer sont également fondamentales. Dans un bureau circulaire, le recyclage est une bonne chose, mais aller au-delà est encore plus important. Pourquoi ? Parce que cette action prolonge la durée de vie utile des actifs et réduit la nécessité d’ajouter de « nouvelles » ressources sur le lieu de travail.
Figure 2. La circularité avant que le recyclage (Source)
Les avantages d’un bureau circulaire
Dans un bureau circulaire, une organisation peut faire plus avec les actifs déjà existants. Parmi les avantages, citons une plus grande adaptabilité aux changements futurs sur le lieu de travail et une gestion plus efficace des actifs de bureau. Il est également plus facile d’identifier la fréquence de remplacement du mobilier ou l’emplacement exact des actifs. Un autre avantage est la possibilité de mettre en œuvre l’utilisation de la « modularité » sur le lieu de travail. Par modularité, nous entendons le fait de ne remplacer qu’une partie ou un composant du bien au lieu de l’ensemble du bien lui-même. Les frais de bureau diminuent et la valeur des actifs de bureau rénovés augmente en fonction du temps pendant lequel un élément peut être utilisé.
Prolonger la durée de vie des actifs ou recycler les composants qui ne sont plus utilisables. Une liste détaillée des éléments avec le cycle de vie spécifique de chaque actif est nécessaire. Un exemple pratique de réutilisation, de réparation ou de remise à neuf des actifs de bureau consiste à identifier les éléments des sites, des bâtiments ou des départements qui sont le plus souvent rénovés. Ensuite, lorsque le moment est venu de les remplacer, ce pourrait être une bonne initiative de penser à des options plus durables et modulaires. De cette façon, les futurs éléments de bureau pourront avoir une durée de vie adaptée aux besoins de l’utilisateur pendant une plus longue période.
Le rôle d’un inventaire des actifs sur le lieu de travail
Il existe de nombreuses approches qu’une organisation peut mettre en œuvre lorsqu’elle décide de créer un bureau circulaire. La première étape consiste à connaître l’état réel des actifs et à créer un aperçu clair de leur valeur. Une base est nécessaire pour définir la durée de vie productive, les caractéristiques spécifiques liées à la remise à neuf ou encore l’emplacement des actifs. De cette façon, vous identifiez les « déchets », vous choisissez une approche circulaire et vous attribuez finalement une « nouvelle » valeur aux actifs de bureau.
Avec l’inventaire des actifs, vous créez un aperçu dans une base de données avec la liste des actifs que vous détenez dans le(s) bâtiment(s). Ce qui est utile lorsque vous déplacez du matériel à l’intérieur du bâtiment ou du bâtiment A au bâtiment B. Il est également possible que le mobilier puisse être remis à neuf et avoir une valeur dans un autre format, une autre pièce ou un autre département. Par exemple, un bureau individuel qui n’est pas nécessaire pour une zone de poste de travail peut être réaffecté à une petite zone de réunion pour des projets de collaboration. Avec un inventaire des actifs disponibles, les possibilités sont infinies et vos actifs peuvent continuer à prolonger leur valeur.
Changer l’état d’esprit, créer de la valeur
La création d’un bureau circulaire nécessite une nouvelle façon de penser pour changer l’état d’esprit dans l’organisation. En retour, une approche de bureau circulaire dans votre organisation transformera les déchets en ressources et ajoutera plus de valeur au bureau. Un inventaire du lieu de travail facilite le processus de partage, de réparation, de remise à neuf, d’échange et d’extension de la création de valeur des actifs.
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