Une période pré et post-COVID définit actuellement le secteur de la gestion des installations, avec des taux de vaccination qui augmentent de minute en minute, et des pays qui modifient continuellement les réglementations sociales liées au COVID. La nouvelle ère du travail a commencé dans plusieurs régions du monde. De nombreuses entreprises ramènent leurs employés au bureau et ont déterminé le plan pour y parvenir. Si quelques-unes resteront entièrement à distance, et si d’autres profiteront du modèle de travail hybride, la plupart des organisations souhaitent ramener la normalité dans leurs bureaux. Bien que ces modèles ne soient pas les seuls en place, ces stratégies sont courantes dans tous les secteurs et toutes les industries.
Ramener les employés au bureau peut être une tâche difficile. Les accueillir dans un espace de travail qui n’est plus adapté aux besoins des utilisateurs pourrait rendre la tâche encore plus difficile. En outre, la nécessité de créer des interactions humaines et de retrouver la culture d’entreprise perdue en connectant les gens exige des installations qui permettent les deux. Parmi les étapes nécessaires pour réussir un retour au bureau, la première est de créer un inventaire des actifs du bureau. En effet, un aperçu détaillé des actifs du bureau offre une plus grande flexibilité pour restructurer le lieu de travail. Ce blog explique pourquoi c’est le bon moment pour réadapter le bureau à la nouvelle ère du travail, et comment un inventaire des actifs du bureau pourrait être un processus bénéfique pour ramener les employés au bureau.
Le bureau n’est pas mort
Tout au long de la période de confinement, on s’attendait de plus en plus à ce que le bureau devienne obsolète dans l’ère post-COVID, étant donné que le travail à domicile et le travail à distance sont soudainement devenus la norme depuis plus d’un an. Cependant, ceci est loin de la réalité car le bureau ne symbolise pas seulement un espace pour construire la culture d’une organisation et pour créer les conditions optimales pour travailler. Le bureau représente un lieu de rassemblement (physique ou virtuel) pour les employés. Un espace pour interagir, créer de nouvelles idées et partager des moments au nom du contact social et du progrès de l’entreprise.
Ce qui n’est peut-être plus d’actualité, c’est la façon dont le bureau était à l’époque pré-COVID. Une approche de neuf à cinq du lundi au vendredi, qui était plus ou moins la norme. Ce modèle devra être plus flexible, ce qui se traduit par un lieu de travail plus dynamique où le bureau est adapté pour allouer toutes sortes de régimes de travail combinés. Soit avec une forte augmentation du travail à distance, et davantage d’employés souhaitant adopter un modèle de travail hybride. Comment votre organisation organisera-t-elle une réunion où les employés à distance et les employés présents au bureau interagissent sans limites ? Que faire si vos salles de réunion sont désormais principalement adaptées (ou pas entièrement) aux réunions à distance ou aux réunions en personne ? Il est nécessaire d’avoir une vue d’ensemble des espaces, de la capacité de ces salles et des ressources utilisées par les utilisateurs.
Réadapter la stratégie du bureau
L’expérience et la culture sont cruciales pour le succès d’une stratégie du lieu de travail. Les installations doivent alors être repensées pour s’adapter aux nouveaux défis et exigences de la main-d’œuvre. Des réunions hybrides pour créer une connexion centrée sur l’humain entre les équipes. À cet égard, selon la Harvard Business Review, plusieurs modèles de lieux de travail post-pandémie vont émerger. Il ne s’agit pas nécessairement de nouveautés, mais plutôt d’options permettant de s’adapter à la nouvelle ère du travail. Toutefois, il est recommandé de ne pas ramener les employés au bureau en une seule fois. Cela se traduit sur le lieu de travail par une réadaptation des espaces de travail basés sur les activités, où les employés peuvent se reconnecter et collaborer.
Le retour au bureau nécessite un plan qui prend en compte des aspects tels que l’espacement des bureaux, l’aménagement des bureaux et le nombre maximum de personnes autorisées dans les salles de réunion et de conférence. Ce sont là quelques exemples de critères pour lesquels un inventaire de bureau pourrait vous aider. Votre bureau nécessite peut-être de convertir certaines zones, comme les bureaux individuels, en d’autres types d’espaces de travail. Ou encore, il peut être nécessaire de réduire la capacité maximale d’un certain espace, car tous les employés ne se sentiront pas à l’aise de travailler en étroite collaboration dans une pièce exiguë. En outre, les différents horaires, jours de la semaine et lieux de travail potentiels des employés détermineront la façon dont ces derniers utiliseront l’espace de bureau.
Connaissez-vous les atouts de votre bureau?
Quel que soit le modèle de lieu de travail que votre organisation est prête à adapter. Un inventaire des bureaux est nécessaire pour avoir une vue d’ensemble de ce que l’organisation possède et de ce qui manque lors de la réadaptation de l’aménagement des bureaux. Il est possible qu’un mobilier plus ouvert soit nécessaire pour étendre les zones de collaboration. Il y a de fortes chances que les bureaux individuels puissent être réaffectés en espace supplémentaire dans les salles de conférence ou de réunion. Les sièges, tels que les chaises et les canapés, pourraient être répartis dans les zones de travail en équipe.
La réalisation d’un inventaire de vos actifs de bureau permet de connaître le mobilier et la durée de vie de vos actifs. Cela signifie qu’il est possible de savoir combien de temps vous pouvez compter sur ces actifs et quelles sont les caractéristiques spécifiques des ressources du lieu de travail. En termes de mobilier statique, les aspects spécifiques ne sont pas significatifs, mais les actifs plus sophistiqués. Tels que l’informatique, le matériel et les appareils de communication nécessitent un enregistrement plus détaillé. Toutes les technologies présentes dans le bureau ne sont pas adaptées pour supporter les plateformes de communication les plus utilisées de nos jours. Pensez à une technologie capable de connecter toutes les différentes plateformes de vidéoconférence. Simultanément, la liste d’inventaire prépare votre espace de travail à des événements futurs tels qu’une meilleure adaptation à des environnements distants ou hybrides. Ou encore une nouvelle adaptation inattendue aux réglementations sociales et de distance.
Une chance d’être différent
Reprendre le travail peut sembler être un défi de taille. Avec les bons préparatifs, cet élan pourrait être l’occasion de le rendre différent, de le rendre meilleur. Les expériences sur le lieu de travail doivent avoir lieu tant que les utilisateurs et les employés sont au centre des changements. Néanmoins, avant de procéder à des essais et de tirer des conclusions, il est essentiel d’identifier chacun de vos atouts sur le lieu de travail. De cette façon, il est plus facile de diminuer, d’ajouter, de modifier ou d’améliorer l’inventaire, ce qui rend la tâche de réadaptation du bureau à la nouvelle ère de travail un processus sans heurts.
