Hoewel badge data gemakkelijk en vaak toegankelijk is, is het niet ontworpen om de werkelijke werkplekbezetting te meten. Het gebruik hiervan kan leiden tot aanzienlijke fouten bij het evalueren van kantoorbezetting, vaak met een aanzienlijke overschatting van de daadwerkelijke bezetting.
🤔 Badge Systeem, Werkplek Observatie Studie of Sensorsysteem? Welke Moet Je Kiezen?
Om te begrijpen welke methode het meest betrouwbaar is, is het cruciaal om badge systemen, werkplek observatie studies en sensorsystemen te vergelijken.
📇 Badge Systemen:
Badge systemen registreren de in- en uitgangen van medewerkers, vaak via elektronische toegangspassen. Hoewel deze gegevens een eenvoudige en kosteneffectieve bron lijken voor het inschatten van de kantoorbezetting, zijn er volgens het badge systeem verschillende grote nadelen:
- Overschatting van Bezetting: Badge systemen tellen elke in- en uitgang, inclusief de vele bewegingen van werknemers (pauzes, externe afspraken, enz.). Dit leidt tot een aanzienlijke overschatting van de daadwerkelijke bezetting, tot wel 30% vergeleken met sensorsystemen.
- Gebrek aan Tijdgegevens: Deze systemen registreren niet de duur van de aanwezigheid, maar bieden slechts een momentopname die geen continu of wisselend ruimtegebruik weergeeft.
- Primair een Beveiligingstool: Ontworpen voor beveiliging en toegangscontrole, zijn deze systemen niet geschikt voor gedetailleerde analyses van werkplekbenutting.
👀 Werkplek Observatie Studies:
Werkplek Observatie Studies maken gebruik van observanten die het gebruik van ruimtes op verschillende momenten van de dag noteren. Hoewel nauwkeuriger dan badge data, heeft ook deze methode zo zijn beperkingen:
- Visuele Nauwkeurigheid: Observanten kunnen visueel aanwezige personen identificeren, maar deze methode blijft gevoelig voor fouten.
- Beperkte Real-Time Data: Deze studies bieden een momentopname in plaats van continue tracking, waardoor precieze tijdgegevens voor diepgaande analyses ontbreken.
- Kosten en Logistiek: Het inschakelen van observanten kan duur en logistiek complex zijn, vooral voor langdurige studies.
Toch biedt dit type studie een veel nauwkeuriger beeld dan badgesystemen op korte termijn, en stelt het ons in staat om de activiteiten in de ruimtes te identificeren – een echt voordeel in het tijdperk van activiteit-gerelateerd en hybride werken.
🛠️ Sensorsystemen:
Sensorsystemen, die gebruik maken van geavanceerde technologieën zoals bewegingsdetectie, thermische sensoren en aanwezigheidsdetectoren, bieden een geautomatiseerde en continue oplossing voor het meten van ruimte- en werkplekbezetting:
- Real-Time Data: Sensoren registreren continu aanwezigheidsgegevens, wat een nauwkeurig en tijdsgebonden beeld van de bezetting geeft.
- Betrouwbaarheid en Consistentie: In tegenstelling tot menselijke methoden, elimineren sensoren subjectiviteit, wat leidt tot uniforme en betrouwbare gegevens.
- Superieure Nauwkeurigheid: Uit studies blijkt dat sensoren bezettingspercentages bieden die ongeveer 10% lager liggen dan observatiestudies en 30% lager dan badgesystemen, wat een realistischer beeld geeft van de benutting en benutting van zowel werkplekken als vergaderruimten.
Conclusie
Een nauwkeurige meting van werkplekbezetting is essentieel voor het optimaliseren van kosten en het verbeteren van de efficiëntie van de organisatie. Vertrouwen op badge data kan leiden tot beslissingen op basis van foutieve informatie, waardoor potentiële besparingen en ruimte optimalisatie in gevaar komen. Strategische beslissingen nemen op basis van onjuiste data kan op de lange termijn negatieve gevolgen hebben voor de groei van de organisatie en haar aanpassingsvermogen aan constant evoluerende werkomgevingen. Het is cruciaal om het belang van data te begrijpen en te weten welk type data je moet gebruiken voor specifieke beslissingen.
Om dergelijke fouten te voorkomen, raden we aan om geavanceerde sensorsystemen te gebruiken of meerdere methoden, zoals observatiestudies, te combineren om een volledig en nauwkeurig beeld van je bezetting en benutting van werkplekken en vergaderruimten te krijgen.
Meer Weten?
Als je in detail wilt begrijpen waarom deze verschillen bestaan en hoe je kunt voorkomen dat je beslissingen neemt op basis van onjuiste gegevens, laten we dan praten. We presenteren graag onze kennis over dit onderwerp en onderzoeken hoe we kunnen samenwerken om je werkplekomgeving te verbeteren.
Jean-Baptiste JACQUEMIN