Veel organisaties gebruiken badge gegevens van toegangscontrolesystemen als een eenvoudige manier om aanwezigheid bij te houden. Maar kunnen deze echt de inzichten verschaffen die nodig zijn voor strategische beslissingen over de werkplek? Voordat je op deze gegevens vertrouwt, is het belangrijk om de sterke punten en beperkingen ervan te begrijpen. In deze blog bespreken we of badge gegevens het juiste hulpmiddel zijn voor het meten van de werkplekbezetting.
Voordelen van het gebruik van badge gegevens voor werkplekbezetting
1. Is al beschikbaar in de meeste kantoorgebouwen
De meeste bedrijfskantoren gebruiken al badgesystemen voor beveiliging, waardoor deze gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn. Er zijn geen extra investeringen in infrastructuur nodig, waardoor het een kosteneffectief beginpunt is voor bezettingsanalyses.
2. Historische en bijna-realtime data beschikbaarheid
Badge gegevens bieden historische gegevens over de aanwezigheid op de werkvloer, waardoor bedrijven langetermijntrends en -patronen kunnen vaststellen. Bovendien geeft bijna real-time tracking inzicht in piek- en daluren op kantoor, wat helpt bij het beheer van faciliteiten.
3. Geen extra hardwarekosten
In tegenstelling tot sensor gebaseerde tracking hebben badge gegevens geen extra hardware nodig. Ze kunnen met minimale kosten worden geïntegreerd in analyse platformen zoals Power BI. Dit maakt het een schaalbare oplossing voor organisaties die meerdere locaties hebben. Met de data kun je je vastgoed voetafdruk aanpassen of gedeelde ruimtes optimaliseren.
4. Voordelen voor beveiliging en compliance
Omdat badgesystemen de toegang tot gebouwen bijhouden, verbeteren ze de veiligheidsmonitoring en bieden ze tegelijkertijd bruikbare inzichten in de bezettingsgraad. Deze dubbele functie kan de naleving van veiligheidsvoorschriften en het voorbereid zijn op noodsituaties verbeteren.
5. Minder indringend dan sensor gebaseerde monitoring
In tegenstelling tot bewegingssensoren of handmatige observatie, volgen badgegegevens geen individuele bewegingen binnen het kantoor. Dit maakt het een minder indringende manier om de bezettingsgraad te meten, terwijl het toch waardevolle gegevens oplevert voor de planning van de werkplek.
Nadelen van het gebruik van badge gegevens voor werkplekbezetting
1. Overschatte bezetting door gebrek aan exit tracking
De meeste badgesystemen houden alleen bij wanneer werknemers het gebouw betreden, maar niet wanneer ze het gebouw verlaten. Als iemand om 9 uur ’s ochtends inlogt, telt het systeem hem dus de hele dag als ‘aanwezig’. Ook als ze vertrekken na een korte vergadering of lunchpauze.
Dit zorgt voor een te hoge bezettingsgraad die de ruimte planning kan beïnvloeden. Facility managers kunnen de vraag naar bureaus, vergaderzalen en voorzieningen bijvoorbeeld overschatten. Dit komt nog vaker voor als personeel ook parttime werkt.
Bovendien kunnen badge gegevens geen inzicht geven in real-time fluctuaties, zoals piek- en daluren.
2. Beperkte informatie over bewegingen binnen het kantoor
De meeste werkplekken houden bewegingen binnen het kantoor niet bij. In sommige gevallen hebben gebouwen badging per verdieping, wat enige, maar minimale inzichten geeft. Badging Systemen zijn dus niet in staat om onderscheid te maken tussen bezette en onderbezette ruimtes.
Bovendien ontbreekt het ook aan inzicht in het gedrag op de werkplek. Gebruiken werknemers bijvoorbeeld samenwerkings zones of stiltezones? En hoe lang verblijft iemand in een bepaalde ruimte.
3. Bezoekers en extern personeel vertekenen de data
Veel toegangssystemen tellen bezoekers en extern personeel mee als werknemers, wat een vertekend beeld geeft van de bezettingsdata. Zo ontstaat een onnauwkeurig beeld van het kantoorgebruik, waardoor organisaties bijvoorbeeld meer bureaus en samenwerkingsruimten inzetten dan nodig is.
Zonder onderscheid te maken tussen werknemers en extern personeel kunnen bedrijven onbedoeld investeren in extra kantoorruimte of middelen die eigenlijk niet nodig zijn. Dit kan de vastgoedkosten opdrijven en zorgen voor inefficiënte ruimteplanning.
4. Afwezigheid en werk op afstand worden niet meegenomen
Badgesystemen houden geen rekening met afstandswerk, vakanties of ziektedagen, wat een vertekend beeld van de kantoorbezetting geeft.
Als werknemers op afstand werken of vrij nemen, maar hun badge gegevens hen nog steeds als aanwezig tellen, kunnen organisaties aannemen dat ze meer kantoorruimte nodig hebben dan in werkelijkheid het geval is. Onnodige kosten voor onroerend goed en inefficiënte kantoorindelingen kunnen het gevolg zijn.
Het vertekent ook beslissingen over flexibel werkbeleid, waardoor het moeilijker wordt om kantoor strategieën aan te passen aan hoe werknemers de werkplek daadwerkelijk gebruiken.
5. Geen inzicht in hoe ruimtes worden gebruikt
Badge Gegevens geven aan wanneer werknemers het kantoor binnenkomen, maar laten niet zien hoe ze de verschillende ruimtes gebruiken. Er is geen inzicht in of bureaus, vergaderruimtes of samenwerkingsruimtes effectief worden gebruikt. Zonder deze informatie lopen bedrijven het risico werkplekken in te richten die niet voldoen aan de behoeften van werknemers. Hierdoor worden lay-outs inefficiënt en missen ze kansen om de productiviteit en ervaring te verbeteren.
Conclusie: Badge data alleen is niet genoeg
Hoewel badge gegevens een goed startpunt zijn, komt het gebruik ook meet limitaties als het zonder ondersteuning van andere data wordt gebruikt. Om een volledig beeld te krijgen van werkplekbezetting en ruimtegebruik, kunnen organisaties overwegen om badge gegevens te combineren met:
- Op sensoren gebaseerde tracking (bijv. bureau- en kamerbezettingssensoren) voor realtime inzicht in gebruik.
- Werkplek observatiestudies om gedragspatronen te begrijpen.
- Feedback Enquêtes onder werknemers om de voorkeuren en behoeften in kaart te brengen.
Door meerdere databronnen te integreren, kunnen operations- en kantoormanagers goed geïnformeerde beslissingen nemen over kantoorinrichting, ruimte optimalisatie en toekomstige investeringen. Een werkplekstrategie op basis van data garandeert dat organisaties een gewenste mix van werkplekken bieden, tegelijkertijd de kosten in de hand houden en de ervaring van werknemers verbeteren.