De complete gids voor een Werkplek Reserveringssysteem

Introductie: Wat is een werkplek reserveringssysteem eigenlijk?

Een werkplek reserveringssysteem is een werkplek app/tool die kantoormanagers helpt de ruimte op hun kantoor te beheren. Het kan hen helpen met van alles; van het beheren van werknemer roosters tot aan het respectvol met elkaar omgaan en geen middelen in beslag nemen. Het helpt ook bij het reserveren en beheren van de beschikbaarheid van bureaus.

Het primaire doel van een werkplek reserveringssysteem is om facility managers te helpen de ruimte in hun kantoren effectiever te gebruiken. Vaak hebben managers problemen met de werkroosters en software kan dat proces voor hen vergemakkelijken.

Waarvoor wordt het gebruikt?

Werkplek reserveringssystemen zijn voornamelijk ontworpen bureaus te reserveren en de reserveringen efficiënt te verdelen. Bureaus kunnen worden geleverd met een complete werkplek of alleen een tafel, zodat mensen kunnen werken waar dat nodig is. Sterke punten van het gebruik van software voor bureau reservering zijn eenvoud en gebruiksgemak. Mensen de zekerheid geven dat ze een bureau hebben wanneer ze er een reserveren, en in staat zijn om eventuele open plaatsen te gebruiken wanneer ze niet gereserveerd zijn. Naast bureaus is ook het reserveren van vergaderruimtes en andere ruimtes een van de opties die ineffectief gebruik en conflicten voorkomt. Daarom is reserveringssoftware een absoluut efficiënte manier voor bedrijven om een kantoorruimte te beheren.

Lees waarom Gemeente Almelo kiest voor een werkplek reserveringssysteem

Lees hier

Het Belang van een Werkplek Reserveringssysteem op de Werkplek

Een werkplek reserveringssysteem is een geweldige aanvulling op de werkplek. Het kan je enerzijds helpen geld te besparen binnen de kantoorruimte en anderzijds tijd te besparen wanneer je een bureau voor je team moet vinden. In de werkomgeving, werkplekreserveringen tackelen de noodzaak voor werknemers om voortdurend te vragen om bureauruimte van hun collega’s. Bovendien kunnen deze werkpleksystemen een boost geven aan smart office solutions. Het geeft werknemers de mogelijkheid om vooruit te plannen en de zekerheid van een werkplek als ze op kantoor aankomen.

Desk booking is essentieel in de huidige werkomgeving aangezien veel bedrijven hun kantoorruimte delen met andere bedrijven. Het is belangrijk om een centraal systeem te hebben dat mensen helpt om bureaus te vinden wanneer deze beschikbaar zijn. Met de software kan de gebruiker ook het reserveringsgedrag van andere collega’s zien. Zo kunnen mensen ook zien welke collega’s op kantoor zijn en waar ze zitten. Bovendien geeft het zien van de geboekte plaatsen de werknemers ook een indicatie van de activiteiten van elke afdeling, zodat ze een gewenst (rustig) bureau kunnen boeken dat hun productiviteit waarschijnlijk ten goede zal komen.

Verschillende Toepassingen voor Werkplek Reserveringssystemen

Een werkplek reserveren app kan gebruikt worden voor verschillende doelen; verkorten van wachttijden, verminderen van territoriumvorming van teams en het verhogen van de productiviteit. Voor hot desking is een reserveringssysteem bijzonder nuttig omdat het de beschikbaarheid van werkplekken zoals bureaus, zitplaatsen en vergaderruimtes (bijna) real-time bijhoudt. Maar er zijn meer manieren waarmee een werkplek reserveringssysteem de werkplek verbetert:

Toewijzen van werkplekken, vergaderruimtes en speciale bureau zones
Zorgen voor een centrale inventaris van al het meubilair op kantoor
Monitoren van het gebruik van werkplekken, vergaderruimtes en speciale bureau zones
Inzicht in de groepering van werknemers en teams op de werkplek
Controle van de toegang tot werkplekken en vergaderruimtes
Hulp bij het plannen van kantoorverhuizingen of – uitbreidingen
Automatiseren van het reserveringsproces van specifieke ruimten of ruimtes met bepaalde kenmerken gebonden aan de activiteit waardoor deze bestemd zijn
Inzicht in de populariteit van specifieke ruimtes
Helpen bij het beheer van facilitaire en verhuiskosten
Schoonmaakkosten verlagen door het gebruik van werkruimtes te monitoren

Best Practices voor de Implementatie van een Optimaal Werkplek Reserveringssysteem

Het succes van een werkplek boekingssysteem hangt af van je werknemers. Zij zijn degenen die bewust een bureau reserveren. Als een groot aantal werknemers dit niet doet, staat het succes van de tool op het spel. Werknemers moeten het belang van een werkplek reserveren tool inzien en wellicht het nut ervan kennen of ervaren. Als het niet nuttig is voor he, kan men hen leren hoe het nuttig is voor de organisatie als geheel en/of voor andere werknemers. Door het voor werknemers gemakkelijker te maken om een bureau te reserveren (bijvoorbeeld door QR-code stickers op het bureau te plaatsen), wordt het reserveren van een bureau veel minder lastig.

Conclusie

In deze gids hebben we verschillende manieren besproken waarmee werkplek reserveringssystemen het gebruik van de werkplek kunnen optimaliseren en tijd en geld kan helpen besparen. Aangezien er verschillende manieren zijn om software voor werkplekreserveringen te gebruiken, hebben verschillende diensten zich ook in bepaalde richtingen gespecialiseerd. Het kiezen van de juiste tool voor het reserveren van werkplekken die past bij jouw behoeften en je werknemers is de volgende stap. Wij bieden iBASX Smart Office Solutions aan, maar er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Succes!

Wil je zelf een werkplek reserveringssysteem implementeren voor je werknemers?

Zie de mogelijkheden

← Terug naar Blogs, Podcasts & News

De Complete Gids voor een Werkplek Reserveringssysteem