Opnieuw slaan de golven van Corona-besmettingen over onze samenleving. Het heeft wederom grote gevolgen voor organisaties die een weg proberen te vinden door deze turbulentie. Een van de meest directe effecten is het gebruik van ruimtes. Van overvolle kantoren naar lege kantoren. Of naar kantoren met een paar mensen die werken tussen stickers en desinfectiemiddelen onder strikte regelgeving. Tijden veranderen. Het is moeilijk om bij te houden hoe de werkplekbezetting is, hoe ze ruimtes gebruiken, en om de functionaliteit en het gebruik te optimaliseren. We willen overbevolking op het kantoor voorkomen, maar we willen ook graag dat het kantoor een ruimte is waar mensen veilig met elkaar kunnen werken.
Daarom delen veel organisaties uitspraken als “werk thuis, tenzij het echt niet anders kan”, wat de regering ook adviseert (source). Dergelijke uitspraken leiden tot een groot grijs gebied van mensen die toch maar doen wat ze zelf willen. Elk goed functionerende werknemer die gewoon van de sociale interactie op kantoor houdt, kan zeggen: “de muren thuis komen op me af”, waardoor het op kantoor toch druk wordt. Terwijl werknemers die gewoon graag uitslapen kunnen zeggen: “Ik werk goed thuis”, terwijl die misschien juist vrij onproductief werken.
Werken waar en wanneer ik wil
Al met al heeft de pandemie een nieuwe houding voor werknemers met zich meegebracht. Namelijk werken waar en wanneer ze willen (source). Werknemers willen op afstand werken op de dagen dat het hen uitkomt en op kantoor werken wanneer het hen uitkomt. De verschillende ervaringen met werken op afstand draagt sterk bij aan een toename van de variatie van overvolle kantoren en lege kantoren (source). Een resultaat hiervan is dat we sterkere piekdagen gaan zien in het begin van de week en bijna lege kantoren op vrijdag. In onderstaand project is dit goed zichtbaar (dit jaar uitgevoerd toen er nog beperkte regelgeving speelde).
Verlaten kantoren en “kantoren van de liefde”
Naast de nieuwe werkhouding heeft de pandemie op zichzelf ook gevolgen voor waar en wanneer mensen naar hun werk kunnen gaan. Op kleine schaal moeten mensen vaker in quarantaine, terwijl op grotere schaal lockdowns mensen dwingen thuis te blijven. Deze factoren leiden tot verlaten kantoren op sommige dagen en periodes van het jaar. Maar zoals we ook hebben ervaren, leidt het te boven komen van dergelijke lockdowns ertoe dat collega’s elkaar weer willen zien en de vrijheid voelen om het kantoor weer te bezoeken (source). Zoals de “zomer van de liefde”, maar dan voor kantoren.
Verhoogde volatiliteit
Al met al zorgen de houding van “werken waar en wanneer ik wil” en de directe gevolgen van de pandemie voor een grotere volatiliteit van de bezettingsgraad. De ene dag zijn de kantoren volledig volzet, de andere dag zijn ze volledig leeg. Het gaat op en neer zonder gestructureerd ritme, een beetje chaotisch. Die grote schommelingen hebben een vrij sterk effect op de werkervaring, want ook werknemers vinden het niet leuk dat het onvoorspelbaar is. In te drukke kantoren kunnen mensen zich niet concentreren en kunnen ze angst hebben voor besmetting (source). In te verlaten kantoren veroorzaken ze een gevoel van eenzaamheid en verlies van productiviteit. Voor facility managers is het ook erg moeilijk om dergelijke patronen te voorspellen en ze in goede banen te leiden.
Reserveringssystemen
Eén manier om de bezetting te sturen en te begrijpen is met boekingssystemen (zoals IBASX). Uit veel van onze eerdere studies is echter gebleken dat mensen zich niet altijd aan hun boekingsgedrag houden. De beroemde “No shows” (boeken maar niet komen opdagen), of de “Ghost shows” (niet boeken maar toch komen opdagen) verknoeien vaak het effectief- en veilig gebruik van werkruimtes. In een studie die dit jaar werd uitgevoerd en waarbij een reserveringssysteem en walk-arounds werden gecombineerd (toen er nog beperkte voorschriften waren), droegen de “No shows” bij tot maar liefst 28%, en de “Ghost shows” bij tot 19% van de bezetting in sommige gebouwen (zie de afbeelding hieronder).
Bezettingsgraadmetingen en sensoren
Om greep te krijgen op waar en wanneer ruimten worden gebruikt en zo hun volatiliteit vast te leggen, zou men kunnen meten wat er werkelijk gebeurt. Men doet dit door bezettingsgraadmetingen uit te voeren, of door gebruik te maken van sensortechnologie die de bezetting meet. Bezettingsgraadmetingen hebben het (ene) voordeel dat ze meten hoe mensen ruimtes gebruiken, terwijl sensoren meer haalbaar zijn om over een lange periode te meten.
Conclusies
Deze periode, en waarschijnlijk ook de komende perioden, zullen nog relatief onvoorspelbaar zijn. Als gevolg kunnen we wel grote variaties verwachten als het gaat om bezetting en werkervaring. Er zijn verschillende manieren om het in goede banen te leiden en er zijn verschillende stijlen om het in eigen hand te nemen en te sturen. Iedereen moet zijn eigen weg vinden. Gelukkig zijn er veel hulpmiddelen om je persoonlijke wensen te ondersteunen zodat je werkplek een effectieve, boeiende en veilige ruimte wordt om in te werken.
