Waar voorheen een onderwijsinstelling zoveel mogelijk van de onderwijsruimtes gebruikte en in roosteren, hebben ook zij te maken met de restricties vanuit de overheid om de anderhalve meter te handhaven binnen de onderwijsomgeving. Roosteraars hebben hierdoor te maken met maximaal 30% roosteren in plaats van de gebruikelijke 100% van de ruimtes. Door middel van onze bezettingsgraadmetingen is te zien of de ruimtes gemiddeld voor 30% bezet zijn. Hiermee kan worden ingezien of er restricties worden overtreden (bij te hoge bezetting) en waar ruimte is voor betere bezetting (bij lage bezetting). Daarnaast is door het vergelijken van de reserveringen met de daadwerkelijke opkomst data inzichtelijk te maken hoe de reserveringscultuur binnen de locaties is en waar optimalisatie mogelijkheden zijn qua gebruik van ruimtes.
Efficiënt gebouwbeheer in deze tijd start bij reserveringen. Waar alle reserveringen bij elkaar een bezetting van 30% zouden moeten geven, monden de reserveringen uiteindelijk uit op een percentage Show’s (Wel gereserveerd & wel bezet) en een percentage No-Show’s (Wel gereserveerd & niet bezet). Uit deze verhoudingen kun je het opkomstpercentage maken. Daarnaast heb je de daadwerkelijke bezetting: de som van de “gereserveerde bezetting & wel bezet” plus de waargenomen bezetting van ruimtes die niet gereserveerd zijn, deze “Niet-gereserveerd & wel bezet” compenseert hiermee voor de No-Shows.
Reservering versus Actuele Bezetting
In onderstaande grafiek kun je een voorbeeld vinden waar een onderwijsruimte voor 29% (88 reserveringen) van de tijd gereserveerd is (Wel gereserveerd & bezet + Wel gereserveerd & niet bezet). Waarbij bijna een derde (32%) niet op komt dagen voor de ruimte die zij gereserveerd hebben. Ondanks dat heeft deze ruimte een bezetting van 28% (Wel gereserveerd & bezet + niet gereserveerd & wel bezet). De No-show is in dit geval gecompenseerd door de 24 keer (8%) dat de ruimte bezet was zonder reservering. Zonder de metingen en vergelijkingen van Measuremen is hier geen zicht op. Hiermee kan per ruimte gezien worden hoe de bezetting van een ruimte zich verhoudt ten opzichte van de reserveringen. Met deze inzichten kan vervolgens de bezetting geoptimaliseerd worden per locatie specifiek. Bij één van onze klanten zagen we enorme cultuurverschillen wat betreft het reserveren en daadwerkelijk gebruik tussen de locaties.
De behoefte aan ruimte voor zelfstudie
Wat daarnaast een zeer interessant gegeven is, is wanneer een ruimte niet gereserveerd is maar wel bezet. Je kunt je dan afvragen om welke soort ruimtes dit gaat en wat er dan wordt uitgevoerd in deze ruimtes. Door middel van de activiteiten analyse die Measuremen met een bezettingsgraadmeting uitvoert is dit allemaal inzichtelijk en waardevolle informatie voor de onderwijsinstelling. Bij dezelfde klant zagen we dat studenten die in de ruimtes zitten die ze niet gereserveerd hadden hier voornamelijk, meer dan 50% van de keren, zelfstudie uitvoeren. Blijkbaar gaan studenten naar de faculteit om hier te studeren en zien ze wel waar/of er een ruimte vrij is. Eén studerende student in een overlegruimte is natuurlijk suboptimaal gebruik van ruimte maar het laat wel zien dat er blijkbaar wel behoefte is aan studieplekken (wat we ook in onze whitepaper “Optimaal Gebruik Maken van de Beschikbare Capaciteit Binnen het Hoger Onderwijs” bespreken) 
Figure 1: The division of bookings and actual occupancy within educational spaces.
Conclusie
Al met al blijkt dat de reserveringen van onderwijsruimtes vaak niet overeenkomen met het daadwerkelijk gebruik van de onderwijsruimtes. Veel studenten komen niet opdagen of gebruiken juist ruimtes die ze niet gereserveerd hebben. Daarnaast kan de bezetting nog heel erg verschillend zijn tussen locaties. Omdat efficiënt en verantwoord gebruik nu juist wel belangrijk is, gezien de behoefte naar fysieke interactie, is het slim om het daadwerkelijke gebruik te onderzoeken en dit te gebruiken als bron voor vervolgstappen wat betreft het aanscherpen van reserveringsregels, het corrigeren van gebruikers, of/en het faciliteren naar de behoeften van gebruikers, zoals de studieplekken.
