Introductie
Nu de meeste organisaties werknemers weer toestaan om op kantoor te werken, proberen managers werknemers naar kantoor te lokken om te socializen en voor het samenwerken. Veel organisaties omarmen hybride werken met een duidelijk doel voor ogen: het kantoor wordt een plaats van samenwerking en socializen, terwijl individueel werk vanuit huis wordt gedaan. Het kantoor als “sociaal clubhuis” spreekt tot de verbeelding van veel facility managers: een ruimte met veel mooie vergaderruimtes, sociale ruimtes en open plattegronden. Terwijl (HR-)managers hier ook het voordeel van inzien: samen in dezelfde ruimte werken voegt de menselijke maat toe. Ze willen ongeplande ontmoetingen op onverwachte plaatsen faciliteren, die de online omgeving niet faciliteert. Denk bijvoorbeeld aan het bedenken van nieuwe innovaties tijdens het kletsen onder lunchtijd, of het ontwikkelen van een sociale gemeenschap tijdens het overbruggen van tijd samen tussen vergaderingen door.
Maar verandert het kantoor naar hoe ze het gehoopt hadden? Bij Measuremen meten we. Met onze ‘bezettingsgraadmeting’ maken we meerdere keren per dag (en week) een ronde langs de kantoren en meten we de bezetting, het gebruik, en de activiteiten van de aanwezige mensen. We meten dus niet alleen hoeveel mensen er aanwezig zijn, maar we meten en verzamelen ook gegevens over het soort werk dat mensen doen en waar ze dat werk doen. Dit geeft ons een door datagestuurd inzicht in waar werknemers voor naar kantoor komen.
Werkplekken en vergaderruimtes
Voor dit onderzoeksartikel hebben we 20 Europese post-covid-studies uit 2022 opgenomen en vergeleken met 128 pre-covid-studies die vlak voor de pandemie zijn uitgevoerd. In totaal hebben we post-covid: 12.979 werkplekken en 2.889 vergaderruimtes gemeten, vergeleken met 93.434 werkplekken en 18.391 vergaderruimtes pre-covid. Voor dit onderzoek hebben wij alle vergaderruimtes gegroepeerd (b.v. gesloten vergaderruimtes en ontmoetingsplekken). En we hebben ook alle werkplekken gegroepeerd (dit omvat dus zowel bureaus in open ruimten als bureaus in gesloten ruimtes).
We verwachten dat de relatieve bezetting van vergaderruimtes zal toenemen en dat mensen meer vergaderingen in deze faciliteiten zullen plannen. Ten tweede zijn we benieuwd of er veranderingen optreden in de activiteiten van werknemers op hun werkplek. Onze verwachting is dat werknemers meer vergaderingen houden achter hun eigen bureau.
Bezetting pre- vs. post-covid
Allereerst is het belangrijk om de verandering in bezetting pre- vs. post-covid te begrijpen. Het is duidelijk dat ook post-covid de bezetting voor zowel vergaderruimtes en werkplekken lager is dan pre-covid (zie figuur 1 en 2). Voor vergaderruimtes is de gemiddelde bezetting gedaald met 10,6% (van 33,8% naar 23,2%). Voor werkplekken is dit zelfs gedaald met 11,3% (van 47% naar 35,7%). Deze gelijkwaardige daling in beiden ruimtes suggereert dat er geen stijging is in de populariteit van vergaderruimtes post-covid. Dit is een eerste teken dat het kantoor (nog) geen sociaal clubhuis is geworden.
Figuur 1. Bezetting werkplekken pre-covid vs. post-covid
Figuur 2. Bezetting overleg ruimtes pre-covid vs. post-covid
Activiteiten in vergaderruimtes
Om dieper in te gaan op de vraag of het kantoor verandert in een sociaal clubhuis, hebben we gekeken naar de werkactiviteiten in vergaderruimtes. Als deze in gebruik waren, keken we naar het type activiteit dat men uitvoerde in deze ruimtes. De data laat een grote daling zien van 17,9% (van 59% naar 41,1%) in het aantal vergaderingen die in vergaderruimtes werden gehouden (zie figuur 3). Aan de andere kant, zagen we een sterke stijging in het aantal mensen dat ‘mobiel computer werk’ uitvoerde (+6,1%), ‘videoconferenties’ (+7,3%), ‘individueel bellen’ (+2,4%) en ‘reviewing’ (+1,0%) in deze vergaderruimtes. Deze statistieken versterken het bewijs dat kantoren niet in grotere mate worden gebruikt voor sociale interacties. Eigenlijk lijkt het erop dat het minder sociaal wordt en dat werknemers deze vergaderruimtes meer gebruiken voor individuele activiteiten en/of te communiceren met remote collega’s.
Figuur 3. Activiteiten in vergaderruimtes pre-covid vs. post-covid.
Activiteiten op werkplekken
Als de sociale interactie in vergaderruimtes niet toeneemt, zou dat wel het geval kunnen zijn op individuele werkplekken. Maar in feite blijkt uit de data dat dit ook niet het geval is. We hebben minder persoonlijke gesprekken op de werkplekken gemeten, met een daling van 8,3% naar 6,3% (-2%), terwijl videoconferenties zijn toegenomen van 0,2% naar 3,5% (+3,3%) en individueel bellen is gestegen van 1,9% naar 3,8% (+1,9%). Dus ook op de werkplekken zien we een daling van de sociale interactie ter plaatse en een verschuiving naar meer “online” sociale activiteiten via videoconferenties en bellen.
Een andere interessante bevinding is een enorme vermindering van “computerwerk” (-19,7%), die lijkt te worden gecompenseerd door een vergelijkbare toename van “mobiel computerwerk” (+11,1%). Het lijkt erop dat veel werknemers gewend zijn geraakt aan het werken op hun laptop, of de voorkeur geven aan het werken op hun eigen apparaat terwijl ze op kantoor werken.
Figuur 4. Activiteiten op de werkplek pre-covid vs post-covid.
Discussie
In tegenstelling tot onze verwachtingen, vonden we dat het kantoor minder sociaal werd na covid. Vergaderruimtes werden post-covid niet populairder dan werkplekken, ongeacht de daling van de gemiddelde bezettingsgraad. De analyse van de activiteiten in de vergaderruimtes en op de werkplekken bevestigde deze bevinding nog eens. Minder vergaderingen in de vergaderruimtes en werkplekken werden vervangen door meer individuele activiteiten zoals videoconferencing, bellen of reviewing. Het lijkt erop dat mensen vaker naar vergaderruimtes zochten om hun “individuele sociale werk” te doen. Dat mensen dit doen, komt wellicht doordat veel van hun collega’s nog steeds op afstand werken en zij met hen moeten kunnen communiceren. Daarnaast konden zij door de lagere bezettingsgraad individueel werk verrichten in vergaderruimtes of zelfs videoconferenties houden aan hun bureau.
Toch lijkt het duidelijk dat mensen momenteel behoefte hebben aan ruimtes waar ze (digitaal) kunnen bellen. Als kantoren drukker worden, zal de behoefte aan ruimtes voor individuele gesprekken wellicht het belangrijkst worden om te faciliteren. De lage bezettingsgraad zou op dit moment ook een factor kunnen zijn in het lage aantal persoonlijke gesprekken op werkplekken. Een klein aantal mensen in een grote ruimte kan leiden tot minder sociale interacties in het algemeen.
Het kantoor als een sociaal clubhuis
In plaats van het kantoor nog te introduceren als een sociaal clubhuis, is het nu dus eerder een werkomgeving waar mensen zich aanpassen om effectief hybride te werken. Veel van hun collega’s werken nog steeds op afstand, terwijl de ruimtes niet geoptimaliseerd lijken te zijn voor hybride vergaderingen en/of (individuele) videoconferenties. Als remote werknemers deelnemen aan vergaderingen met mensen op kantoor, vraagt dit om ander gedrag dan mensen op kantoor. Soms dwingt dit mensen op kantoor om ook achter hun laptop te gaan zitten, ook al hadden ze misschien gehoopt op fysieke interactie in real-life. Dit is één van de redenen waarom het kantoor geen sociaal clubhuis kan worden. Toch zou het faciliteren van ruimtes voor het houden van effectieve hybride vergaderingen, zoals videoapparatuur en/of belhokjes, een manier kunnen zijn om hybride werken te omarmen in plaats van een geforceerde focus op het introduceren van het kantoor als een sociaal clubhuis.
Het is echter goed om op te merken dat we in dit onderzoek alle vergaderruimtes hebben gegroepeerd, dus dit omvat vergaderruimtes zoals gesloten vergaderruimtes, maar ook open break-out ruimten. De populariteit van deze ruimten, en voor welk doel ze worden gebruikt, zou na COVID kunnen veranderen. We beschikken ook over deze gegevens, dus we zouden er nog een onderzoeksartikel aan kunnen wijden. Niettemin zien we in het algemeen het patroon dat het kantoor nog geen sociaal clubhuis is.
Manieren om interactie en samenwerking te verbeteren
In het algemeen lijkt het erop dat, om werknemers te ondersteunen en in staat te stellen hun beste werk te doen, er nog enige coördinatie nodig is. Er zijn meerdere manieren om dit te bereiken:
- Synchroniseer de roosters van (verwante) teams zodat ze volledige fysieke vergaderingen kunnen houden door beleidsregels en/of boekingssystemen te installeren.
- Verklein het kantoor om de sociale interactie te stimuleren (en geld te besparen).
- Verander de plattegrond van het kantoor om hybride werken en sociale interactie mogelijk te maken.
Toch kan de beste oplossing voor jouw organisatie heel anders zijn. De branche, bedrijfscultuur of de huidige kantoor plattegrond zijn grote factoren die van invloed zijn op de dynamiek van het kantoor en op wat je werknemers nodig hebben om effectief te kunnen werken, zowel op kantoor als thuis. Kijk eens naar onze Bezettingsgraadmeting om het gebruik van de ruimte te verbeteren door inzicht te krijgen in het werkplekgebruik, of naar Habital® om het welzijn van je medewerkers te verbeteren door inzicht te krijgen in hun behoeften.
