Een werkomgeving wordt per definitie subjectief ervaren. Door de medewerkers zelf – er is nooit plek, het is te warm/te koud, er is te veel lawaai, er is te veel/te weinig licht, er zijn te weinig printers etc. – en door de leiding – het pand is te ruim/te klein, niet efficiënt ingericht etc. Door deze subjectieve ervaring dreigt het gevaar van impulsmanagement: alles om op dat moment maar de leiding of de medewerkers tevreden te stellen. Want een tevreden medewerker presteert beter of – het tegenovergestelde scenario – als hij ontevreden is, verlaat hij misschien wel de organisatie.
Om dit te ondervangen, is het belangrijk voor de workplace manager – je weet wel, de ‘oude’ facility manager met een holistische taakopvatting die ook kijkt naar zaken als HR, ICT, mobiliteit en duurzaamheid – om eerst de feiten op een rijtje te zetten. Te kijken naar kengetallen en bezettingsratio’s en om vervolgens op basis daarvan het gesprek aan te gaan met zowel medewerkers als leiding. Want uit de cijfers kan wel degelijk naar voren komen dat de efficiency op de werkplek verbeterd kan worden.
Stap voor stap…
Maar hoe pak je dat aan? Measuremen ontwikkelde hiervoor het Workplace Maturity Model©, dat op drie verschillende manieren kan worden toegepast: middelen, activiteiten en mensen. Het eerste richt zich op de bedrijfsmiddelen, het tweede op de activiteiten en taken die mensen op de werkplek uitvoeren en het derde op individuele coaching en ontwikkeling van medewerkers.
Het Workplace Maturity Model© kent daarnaast vier fases die een organisatie kan doorlopen bij het verbeteren van de werkplek efficiency: erkennen, bevestigen, beheren en optimaliseren. Daarbij bouwt elke fase voort op de solide basis die in de eerdere fase of fases is gelegd. Bovendien wordt in elke fase veel aandacht besteed aan communicatie en draagvlak. Zowel bij medewerkers als bij de leiding.
En daarmee is de cirkel rond. Want met deze aanpak is het gevaar van impulsmanagement definitief geweken. Als organisatie bouwt u stap voor stap de informatiedichtheid op, totdat de aanpak van werkplek efficiency in uw organisatie staat als een huis.