Introductie: Waarom zijn Workplace Analytics belangrijk?
Organisaties zijn steeds vaker op zoek naar manieren om data te gebruiken om op basis van feiten beslissingen te nemen. Factoren als mensen, de organisatie en de werkplek worden allemaal op elkaar afgestemd in een werkplekstrategie. Het maken van data-gedreven beslissingen draait allemaal om het verzamelen van waardevolle gegevens en het in actie omzetten in de werkplekstrategie. Met bruikbare datasets kan je de werkomgeving verbeteren en de werkplekstrategie optimaliseren. Het is geen nieuwe trend, integendeel het bestaat al tientallen jaren.
De historie
De eerste keer dat organisaties analytics op de werkplek gebruikte was in 1970. Om informatie over hun werknemers behoeften en interesses te verzamelen gebruikten ze enquêtes, focusgroepen en interviews. Vervolgens werd deze data gebruikt om te bepalen hoe de werkplekomgeving moest worden verbeterd om zodoende de productiviteit te verhogen.
In de jaren 90 begonnen organisaties steeds meer geavanceerde tools te gebruiken. Met behulp van databases werden gegevens verzameld over prestaties, vaardigheden en carrièrepaden van werknemers. Ze begonnen ook analytische software zoals Business Objects of SAS te gebruiken om deze gegevens te analyseren. Met deze informatie werd het makkelijker om te beslissen of ze werknemers moesten aanwerven of juist ontslaan.
Vanaf het jaar 2000 begonnen organisaties zich te richten op de “big data” die uit deze databases kwamen. Ze wilden analytische software zoals SAS en Watson gebruiken om deze gegevens te analyseren en zo beslissingen te kunnen nemen over hoe ze hun werkomgeving voor hun werknemers konden verbeteren.
De pandemie heeft bijgedragen aan het versnellen van de digitale transformatie in 2021. Als gevolg van deze snelle digitalisering produceren organisaties steeds meer data. De grote vraag voor veel bedrijven is, hoe zetten we die data om in bruikbare inzichten? Dat doen Workplace Analytics. Het combineert en analyseert een continue datastroom over de werkplek uit verschillende bronnen, en zet deze om in bruikbare inzichten. Dit stelt organisaties in staat om op feiten gebaseerde beslissingen te nemen en actie te ondernemen. Organisaties kunnen niet langer beslissingen nemen op basis van het onderbuikgevoel. Het beschikbaar hebben van door data-gegenereerde inzichten is een must-have voor organisaties om hun werkplekstrategie duurzaam te verbeteren.
Wat is workplace analytics?
Simpelweg wordt workplace analytics gezien als het proces waarbij de werkplek en de werknemers worden geanalyseerd aan de hand van gegevens. Deze analytics combineren datasets die organisaties in staat stellen de prestaties van zowel de werkplek als de werknemers te analyseren. Managers kunnen deze aanknopingspunten gebruiken om aspecten van de werkomgeving te begrijpen, zoals de bezettingsgraad of de uitgevoerde activiteiten. Het gebruik van de werkplek kan worden geanalyseerd door middel van observatie, wat inzicht geeft in de bezetting en het gebruik. Werknemers kunnen ook ondervraagd worden met vragen als welke werkplekken zij het liefste gebruiken. Of welke activiteiten ze op bepaalde werkplekken uitvoeren.
Met behulp van workplace analytics kunnen organisaties samenwerkingspatronen identificeren die impact hebben op de productiviteit. Maar ook de effectiviteit van werknemers kunnen worden geoptimaliseerd door gegevens van verschillende cloud gebaseerde platformen te analyseren. Denk aan platformen zoals Slack, Zoom en Microsoft Teams. Samen geeft dit bruikbare inzichten in hoe werknemers presteren op de werkplek.
Soft versus hard data
Je kan data op twee manieren categoriseren: soft data en hard data. Soft data is data dat wordt verzameld door subjectieve ervaringen zoals gedachten en gevoelens. Hard data daarentegen is objectieve meetbare data zoals een bezettingsgraad of de kamertemperatuur. Onze volgende blog zal een uitgebreide uitleg bevatten over deze verschillende soorten data. Eerst gaan we uitleggen op welke manieren een bedrijf data kan verzamelen.
Het idee achter workplace analytics gaat niet alleen over het meten van de prestaties van werknemers en de werkomgeving. Het gaat ook om het verbeteren van de werkplek door continue feedback en coaching door HR en facility managers. Willen bedrijven hun werkplek optimaliseren, dan moet er data worden verzameld, geanalyseerd en omgezet worden naar zinvolle dashboards. De informatie die uit deze opnames worden afgeleid kunnen vervolgens worden gebruikt om de kantoorruimte te optimaliseren en de organisatie te versterken. Workplace analytics kan dienen als een hulpmiddel om de effectiviteit van werkplekstrategieën te analyseren. Met deze data kunnen bedrijven nieuwe manieren creëren om hun werknemers te betrekken en de werkomgeving te verbeteren. Workplace analytics helpt bedrijven inzicht te geven in de sleutelfactoren binnen een organisatie, de betrokkenheid van werknemers en hoe ze die kunnen verbeteren.
Methoden voor het verzamelen van Workplace Analytics
Het startpunt voor workplace analytics is natuurlijke ruwe data. Er zijn talloze manieren om data over de werkplek te verzamelen, waaronder enquêtes, bezettingsgraadmetingen, werknemerservaring enquêtes of sensortechnologie:
- Enquêtes: Om kwalitatieve en kwantitatieve data te verzamelen kan je gebruik maken van enquêtes. Je kan een enquête afnemen via een computer, mobiel, via de telefoon of real life. Je kan de enquête verspreiden onder al je werknemers, een kleine groep, of je richten op een specifieke groep. Afhankelijk van wat je te weten wilt komen en de inspanning die je van werknemers wilt vragen.
- Focusgroepen: Een focusgroep is een vergadering met een kleine groep mensen met gelijke kenmerken (leeftijd, geslacht etc.). De facilitator leidt de vergadering en vraagt vragen over onderwerpen die gerelateerd zijn aan de onderzoeksdoelen.
- Interview: Een interview is een een-op-een gesprek met iemand die informatie deelt over wat hij/zij weet.
- Experience sampling: experience sampling is een frequent maar (super) kort onderzoek dat vaak gericht is op wat er nu gebeurt. Samplings geven bijvoorbeeld inzicht in wat mensen gedurende de dag meemaken en waar ze mee bezig zijn. Je kan nieuwe en frisse inzichten krijgen door de steekproefprocedure over een bepaalde periode te herhalen. Vooral tijdens veranderende omstandigheden kan het nuttig zijn om gebruik te maken van experience samplings. Je kan een employee experience tool gebruiken om steekproeven te verzamelen.
- Observaties: Observaties houden in dat mensen op een specifiek tijdstip en op een specifieke plaats in een specifieke omgeving worden waargenomen. In verband met workplace analytics zou dit zich vertalen in het meten van de bezettingsgraad van een werkplek of een aantal werknemers dat een lift binnengaat.
- Sensoren: Sensoren zijn kleine apparaten die data verzamelen door middel van “smart” methoden en meten variabelen zoals verplaatsing of temperatuur. De verzamelde data wordt via gateways naar de cloud gestuurd. Vervolgens wordt de informatie doorgegeven aan je computer of mobiel, zodat je meteen toegang hebt tot alle gemonitorde activiteiten.
