Contact ons
← Terug naar Cases

iBASX Smart Office Solutions – Karakter

Om medewerkers te begeleiden in het flexibel werken en de beschikbare ruimte beter te  benutten, maakt Karakter sinds 2017 gebruik van iBASX Smart Office Solutions. iBASX geeft op basis van sensoren inzicht in de beschikbare werkplekken en -ruimtes in een kantoorpand.

Merlijn kan je alles vertellen over iBASX Smart Office Solutions. Contact hem via merlijn@ibasx.com of +31610338230

iBASX Smart Office Solutions – Karakter

In 2017 koos Karakter ervoor om een nieuw werkplekconcept te implementeren, gericht op flexibel werken. De onderliggende reden was tweeledig: 

  • Enerzijds waren er volgens het vastgoed team veel ongebruikte meters in de panden van Karakter aanwezig;
  • Anderzijds kreeg het facilitaire team op locatie te maken met klachten van medewerkers, omdat er een tekort was aan (geschikte) werkplekken en -ruimtes. 

Om medewerkers te begeleiden in het flexibel werken en de beschikbare ruimte beter te  benutten, maakt Karakter sinds 2017 gebruik van iBASX Smart Office Solutions. iBASX geeft op basis van sensoren inzicht in de beschikbare werkplekken en -ruimtes in een kantoorpand. Hiernaast biedt het platform ook de mogelijkheid om deze plekken te reserveren. Op deze manier helpt iBASX medewerkers niet alleen om een beschikbare werkplek of ruimte te vinden, maar draagt het systeem ook bij aan het verbeteren van de zichtbaarheid van  beschikbare ruimtes.

Over Karakter

Karakter is een academisch centrum voor kinder- en jeugdpsychiatrie. Via de beste zorg, grensverleggend wetenschappelijk onderzoek en  hoogwaardig onderwijs helpen ze  

psychisch kwetsbare kinderen en jongeren om hun talenten te ontwikkelen  en mee te doen in de maatschappij. Ze streven naar een samenleving waarin ieder kind en jongere kan meedoen, veilig en gezond kan (op)groeien en mag  (op)bloeien.  Kinderen en jongeren (0-18 jaar) uit alle  gemeenten in Nederland kunnen -via een verwijzing- bij Karakter terecht. Ze komen bij Karakter voor diagnostiek en behandeling van ADHD, autisme, depressie, angst- en dwangstoornissen, gedragsstoornissen, psychose en andere psychiatrische problematiek. Vanuit hun academische functie houdt Karakter zich aanvullend ook bezig met opleiding, onderzoek en onderwijs. Karakter heeft 12 locaties in Gelderland, Overijssel, Noord-Brabant en Limburg. Een centrale tak binnen Karakter is verantwoordelijk voor onder meer de huisvesting van de organisatie,  bouwkundige projecten en inkoop. De locaties zijn opgedeeld in drie regio’s, met per regio een teamleider facilitair met een eigen facilitair team.

Uitdaging

Karakter is een academisch centrum voor  kinder- en jeugdpsychiatrie. Op de verschillende locaties van Karakter worden  voornamelijk behandelingen uitgevoerd.  Voor deze behandelingen beschikken de  locaties over speciale behandelruimtes.  Om een patiënt een goede behandeling te  kunnen bieden, is het voor een behandelaar cruciaal om een geschikte behandelruimte tot zijn of haar beschikking te hebben. Aangezien er in de panden van Karakter  niet evenveel behandelruimtes als het aantal behandelaren kunnen zijn, leidt dit  tot veel administratieve ondersteuning en  onderlinge afstemming wie welke   behandelruimte kan gebruiken. Wanneer  een behandelaar een afspraak heeft met  een cliënt, wil hij of zij er zeker van zijn dat deze afspraak ook in een geschikte  behandelruimte kan plaatsvinden. In de  praktijk betekent dit dat een behandelruimte niet alleen voor afspraken wordt gebruikt, maar ook als werkplek of vergaderruimte.  

Als gevolg van dit ‘claimgedrag’, reserveergedrag of onjuist gebruik van vergaderruimtes, kwamen er bij het  facilitair team op locatie veel klachten  binnen over de beschikbaarheid van  behandelruimtes. Een bijzondere situatie,  aangezien Karakter over voldoende  behandelkamers beschikt in relatie tot het  aantal afspraken met patiënten. Om de beschikbare ruimtes beter te  benutten en noodzakelijke afstemming te  verminderen, koos Karakter er in 2017 voor om over te gaan op een nieuw  werkplekconcept. In dit nieuwe werkplekconcept staat het delen van  faciliteiten centraal en mogen behandelaars alleen behandelruimtes  gebruiken wanneer ze een afspraak  hebben. Ondanks de implementatie van  het nieuwe werkplekconcept kwamen er alsnog klachten binnen bij het facilitaire  team. In de praktijk lag het probleem niet  alleen in het reserveergedrag, maar ook in  het niet vrijgeven van ruimtes bij een  gewijzigde behoefte. Hierdoor kregen de  medewerkers van Karakter alsnog het  gevoel geen geschikte ruimte te kunnen  vinden, terwijl er voldoende plek is.

Oplossing

Om het nieuwe werkplekconcept tot een succes te maken, koos Karakter in 2017 voor  het toepassen van iBASX. iBASX brengt op basis van sensoren de beschikbaarheid van  de verschillende werkplekken en -ruimtes in kaart. iBASX biedt een behandelaar van Karakter de mogelijkheid om voor een afspraak met  een patiënt een behandelruimte te reserveren, zodat hij of zij verzekerd is van een  geschikte ruimte. Bestaande reserveringen zijn inzichtelijk voor andere behandelaars,  zodat zij hun eigen afspraken daar eventueel op kunnen afstemmen. Tevens is  afstemming met collega’s of secretariaten over beschikbaarheid van ruimtes is niet  meer nodig. Bovendien brengt iBASX op basis van sensoren real-time de beschikbaarheid van  behandelruimtes, werkplekken en vergaderruimtes in kaart. Op basis van deze  informatie is het voor medewerkers van Karakter veel duidelijker waar ze in het pand  een geschikte plek kunnen vinden. Het systeem komt de zichtbaarheid van de  verschillende ruimtes ten goede en haalt bruikbare informatie boven tafel, zodat een  klacht of hulpvraag met betrekking tot de werkomgeving gericht onderzocht kan  worden. iBASX geeft zowel het vastgoed team als de facilitaire teams inzicht in het  gebruik van alle vierkante meters. 

Resultaat

Morach Delfos is Projectleider Vastgoed afdeling Bedrijfsvoering en Infrastructuur (B&I) bij Karakter. “We waren op zoek naar een manier om de vierkante meters in ons pand  beter te benutten. Aanvullend willen we de behandelaars ook stimuleren de meters meer  met elkaar te delen. iBASX laat aan gebruikers  zien dat er voldoende ruimte beschikbaar is,  wat het gevoel van tekort aan werkplekken en –  ruimtes doet afnemen. Op deze manier draagt  het systeem bij aan het gebruik van het  werkplekconcept zoals het is bedoeld. Door  beschikbaarheids- en reserveringsinformatie  via een toegankelijk platform te delen met alle  gebruikers is de noodzaak tot overleg over  ruimtegebruik afgenomen en de administratieve last verminderd.” 

Volgens Morach Delfos is een goedwerkend reserveringsysteem een noodzakelijk kwaad  om een pand goed te laten functioneren. “Als je  de werkomgeving op basis van flexibel werken  inricht, moet je op een bepaalde manier ook  zekerheid kunnen bieden aan gebruikers dat ze  niet misgrijpen. Maar wanneer je deze mogelijkheid biedt, loop je weer het risico dat  ze onnodig werkplekken of -ruimtes vastleggen. In de praktijk blijft het sturen op  reserveren naar daadwerkelijk gebruik een  aandachtspunt, maar de software geeft wel  feitelijke inzage: welke ruimtes zijn wél gereserveerd, maar niet in gebruik? Dit geeft het vastgoed team en de facilitaire teams  informatie om op te sturen, bijvoorbeeld door  gebruikers direct aan te spreken of management te informeren.”

Karakter heeft voor iBASX gekozen omdat de software een goed overzicht biedt van beschikbare ruimtes in een pand. “Veel van onze panden zijn onoverzichtelijk, met veel trappen en ’verstopte’ ruimtes, waardoor je niet snel ziet waar je terecht kunt. iBASX laat in één oogopslag zien waar je wel een beschikbare werkplek of -ruimte kunt vinden en over  welke faciliteiten de ruimte beschikt. Onze gebruikers hoeven op deze manier niet onnodig  door het pand te ‘zwerven’ op zoek naar een geschikte ruimte. Je hebt zelfs de mogelijkheid  om voorkeursruimtes aan te geven, zodat het systeem hier rekening mee kan houden.”  

iBASX is volgens Morach Delfos erg gebruiksvriendelijk. “Een medewerker heeft slechts een internetverbinding nodig om gebruik te maken van het systeem, er hoeft geen app of  software te worden geïnstalleerd. Hierdoor heeft het systeem ook bijna geen ondersteuning  nodig vanuit onze eigen IT-afdeling.” Ook de samenwerking verloopt naar wens. “Zoals afgesproken was iBASX binnen 3 maanden te gebruiken door circa 250 medewerkers. Bovendien beweegt iBASX mee met haar klanten: er wordt geluisterd naar onze wensen om het platform te optimaliseren en door te ontwikkelen. Dit vind ik een groot voordeel ten opzichte van andere reserveringssystemen.”


“iBASX laat in één oogopslag zien waar je wel een beschikbare werkplek of -ruimte kunt vinden en over welke faciliteiten de ruimte beschikt.” - Morach Delfos, Projectleider Vastgoed afdeling Bedrijfsvoering en Infrastructuur (B&I) bij Karakter

iBASX meet op basis van sensoren real-time welke werkplekken en -ruimten in gebruik  zijn en vertaalt dit naar bruikbare managementinformatie. Dit is waardevolle informatie  voor onder meer het vormgeven van een werkplekconcept, het optimaliseren van facilitaire dienstverlening en het verhogen van het gebruiksgemak van medewerkers.

Maak een afspraak met een specialist om te horen wat iBASX Smart Office Solutions voor jouw organisatie kan betekenen.
Wat je vraagstuk of uitdaging ook is, wij geven je graag vrijblijvend advies. 
Scroll naar boven