Als gevolg van dit ‘claimgedrag’, reserveergedrag of onjuist gebruik van vergaderruimtes, kwamen er bij het  facilitair team op locatie veel klachten  binnen over de beschikbaarheid van  behandelruimtes. Een bijzondere situatie,  aangezien Karakter over voldoende  behandelkamers beschikt in relatie tot het  aantal afspraken met patiënten. Om de beschikbare ruimtes beter te  benutten en noodzakelijke afstemming te  verminderen, koos Karakter er in 2017 voor om over te gaan op een nieuw  werkplekconcept. In dit nieuwe werkplekconcept staat het delen van  faciliteiten centraal en mogen behandelaars alleen behandelruimtes  gebruiken wanneer ze een afspraak  hebben. Ondanks de implementatie van  het nieuwe werkplekconcept kwamen er alsnog klachten binnen bij het facilitaire  team. In de praktijk lag het probleem niet  alleen in het reserveergedrag, maar ook in  het niet vrijgeven van ruimtes bij een  gewijzigde behoefte. Hierdoor kregen de  medewerkers van Karakter alsnog het  gevoel geen geschikte ruimte te kunnen  vinden, terwijl er voldoende plek is.

Oplossing

Om het nieuwe werkplekconcept tot een succes te maken, koos Karakter in 2017 voor  het toepassen van iBASX. iBASX brengt op basis van sensoren de beschikbaarheid van  de verschillende werkplekken en -ruimtes in kaart. iBASX biedt een behandelaar van Karakter de mogelijkheid om voor een afspraak met  een patiënt een behandelruimte te reserveren, zodat hij of zij verzekerd is van een  geschikte ruimte. Bestaande reserveringen zijn inzichtelijk voor andere behandelaars,  zodat zij hun eigen afspraken daar eventueel op kunnen afstemmen. Tevens is  afstemming met collega’s of secretariaten over beschikbaarheid van ruimtes is niet  meer nodig. Bovendien brengt iBASX op basis van sensoren real-time de beschikbaarheid van  behandelruimtes, werkplekken en vergaderruimtes in kaart. Op basis van deze  informatie is het voor medewerkers van Karakter veel duidelijker waar ze in het pand  een geschikte plek kunnen vinden. Het systeem komt de zichtbaarheid van de  verschillende ruimtes ten goede en haalt bruikbare informatie boven tafel, zodat een  klacht of hulpvraag met betrekking tot de werkomgeving gericht onderzocht kan  worden. iBASX geeft zowel het vastgoed team als de facilitaire teams inzicht in het  gebruik van alle vierkante meters. 

Volgens Morach Delfos is een goedwerkend reserveringsysteem een noodzakelijk kwaad  om een pand goed te laten functioneren. “Als je  de werkomgeving op basis van flexibel werken  inricht, moet je op een bepaalde manier ook  zekerheid kunnen bieden aan gebruikers dat ze  niet misgrijpen. Maar wanneer je deze mogelijkheid biedt, loop je weer het risico dat  ze onnodig werkplekken of -ruimtes vastleggen. In de praktijk blijft het sturen op  reserveren naar daadwerkelijk gebruik een  aandachtspunt, maar de software geeft wel  feitelijke inzage: welke ruimtes zijn wél gereserveerd, maar niet in gebruik? Dit geeft het vastgoed team en de facilitaire teams  informatie om op te sturen, bijvoorbeeld door  gebruikers direct aan te spreken of management te informeren.”

Karakter heeft voor iBASX gekozen omdat de software een goed overzicht biedt van beschikbare ruimtes in een pand. “Veel van onze panden zijn onoverzichtelijk, met veel trappen en ’verstopte’ ruimtes, waardoor je niet snel ziet waar je terecht kunt. iBASX laat in één oogopslag zien waar je wel een beschikbare werkplek of -ruimte kunt vinden en over  welke faciliteiten de ruimte beschikt. Onze gebruikers hoeven op deze manier niet onnodig  door het pand te ‘zwerven’ op zoek naar een geschikte ruimte. Je hebt zelfs de mogelijkheid  om voorkeursruimtes aan te geven, zodat het systeem hier rekening mee kan houden.”  

iBASX is volgens Morach Delfos erg gebruiksvriendelijk. “Een medewerker heeft slechts een internetverbinding nodig om gebruik te maken van het systeem, er hoeft geen app of  software te worden geïnstalleerd. Hierdoor heeft het systeem ook bijna geen ondersteuning  nodig vanuit onze eigen IT-afdeling.” Ook de samenwerking verloopt naar wens. “Zoals afgesproken was iBASX binnen 3 maanden te gebruiken door circa 250 medewerkers. Bovendien beweegt iBASX mee met haar klanten: er wordt geluisterd naar onze wensen om het platform te optimaliseren en door te ontwikkelen. Dit vind ik een groot voordeel ten opzichte van andere reserveringssystemen.”