Introductie

Coöperatie VGZ, een toonaangevende Nederlandse zorgverzekeraar, is een traject gestart om haar werkplekken te optimaliseren met als doel de werknemers ervaring te verbeteren en de operationele efficiëntie te verhogen. In samenwerking met Measuremen heeft VGZ iBASX Smart Office Solution geïmplementeerd om het daadwerkelijk gebruik van de werkplekomgeving te verzamelen en analyseren. Dit stelde VGZ in staat om datagedreven beslissingen te nemen die aansluiten bij hun bedrijfsdoelstellingen.

Uitdaging
VGZ kampte met uitdagingen op het gebied van werkplekgebruik, met name door de gevolgen van de COVID-19-pandemie en de opkomst van hybride werken. Bovendien merkten ze een verschuiving in de manier van werken, die meer teamgericht werd.

Tijdens dit proces ontdekten ze discrepanties tussen de daadwerkelijke bezetting en de reserveringen van individuele werkplekken, team tafels en vergaderruimtes. Dit leidde tot inefficiëntie, verspilling van ruimte en frustratie bij werknemers die moeite hadden om beschikbare werkplekken te vinden. Het bedrijf had een beter inzicht nodig in hoe hun ruimtes werden gebruikt om de bezetting te optimaliseren, operationele kosten te verlagen en de tevredenheid van werknemers te verbeteren. Kortom, VGZ had behoefte aan een meer omvattend en real-time beeld van het gebruik van werkplekken om deze zo efficiënt mogelijk te benutten.

Oplossing
VGZ begon haar optimalisatietraject door de werkplek sensoren van Measuremen en de iBASX-reserveringsmodule voor werkplekken te implementeren. Dit speelde een belangrijke rol bij de introductie van activiteitgericht werken en team tafels, die VGZ in februari 2022 introduceerde.

In de loop der tijd breidde VGZ het gebruik van Measuremen’s technologie verder uit met people counters, ruimte-sensoren en geavanceerde dashboard tools. De gegevens die met deze tools werden verzameld, stelden VGZ in staat om het gebruik van kantoorruimtes te begrijpen, trends te identificeren en strategische beslissingen te nemen over werkplekken.

Om een gedragsverandering bij werknemers te stimuleren, introduceerde VGZ bewust een schaarste aan beschikbare werkplekken. Dit moest werknemers aanmoedigen om bewuster om te gaan met ruimtegebruik.

In april 2022 begon VGZ de impact te analyseren van het sluiten van hun kantoren één dag per week, wat in september 2022 leidde tot een officieel besluit. Vanaf januari 2023 sloot het kantoor in Arnhem op vrijdag en vanaf februari 2023 werd het kantoor in Eindhoven op maandag gesloten. Door verschillende dagen per locatie te kiezen, werd werknemers altijd de mogelijkheid geboden om vanuit een ander kantoor te werken. In de praktijk blijkt dat dit zelden gebeurt.

Deze strategie resulteerde in aanzienlijke besparingen op energie en kosten, terwijl VGZ’s toewijding aan duurzaamheid werd versterkt. De datagedreven aanpak stelde VGZ ook in staat om over te stappen naar een nieuw gebouw en het kantoor in Eindhoven efficiënt te verkleinen, wat past binnen hun bredere strategie voor kostenbesparing en efficiëntie.

Impact op Werknemers en Gedragsinzichten
Tijdens de eerste fase van de implementatie van sensoren voelden sommige werknemers zich ongemakkelijk over de verzamelde gegevens en het gebruik ervan; zij uiten zorgen over privacy. Door middel van duidelijke communicatie, in samenwerking met Measuremen, stelde VGZ hun medewerkers gerust over het doel en de voordelen van de gegevensverzameling.

Naast gegevensverzameling vroeg VGZ actief aan werknemers naar hun werkactiviteiten en het soort ruimtes dat ze nodig hadden, met als doel ruimtes toe te wijzen op basis van activiteit en functie. Ze hebben ook een aangewezen persoon die nauw samenwerkt met werknemers en het management om een soepele communicatie tijdens de transitie te waarborgen en gewenst gedrag te stimuleren.

Om problemen zoals het ‘reserveren zonder gebruik’ aan te pakken, introduceerde VGZ gedragscodes via een luchtige campagne om werknemers aan te moedigen zich aan de nieuwe werkplek regels te houden.

Hoewel het nieuwe systeem nog niet volledig is ingeburgerd bij werknemers, is VGZ van plan specifieke dagen toe te wijzen voor kantoorbezoek. Dit geeft teams ten minste één vaste kantoordag, met enige flexibiliteit voor extra dagen voor individuen. Zodra dit is ingevoerd, verwacht VGZ dat de veranderingen meer verankerd raken in de routines van werknemers, hoewel de redenen achter deze aanpassingen al breed worden begrepen door de organisatie.

Conclusie
De strategische samenwerking tussen VGZ en Measuremen was van essentieel belang om hun werkplekken te transformeren naar een datagedreven, efficiënte en duurzame omgeving. Door gebruik te maken van iBASX-technologie heeft VGZ de kantoorindeling geoptimaliseerd, operationele kosten verlaagd en een meer samenwerkingsgerichte en flexibele werkcultuur bevorderd.

Deze case study toont de kracht van data bij het nemen van weloverwogen beslissingen die zowel de organisatie als haar werknemers ten goede komen. De ervaring van VGZ benadrukt ook het belang van duidelijke communicatie en betrokkenheid van werknemers bij het succesvol implementeren van technologische oplossingen op de werkvloer.