Bij het Deltion College in Zwolle voerde Measuremen al sinds 2015 bezettingsgraadmetingen uit. In 2018 wilde Deltion een volgende stap maken: een meubelinventarisatie waarmee een blik in de toekomst wordt gegeven die inzichtelijk maakt wanneer het inventaris aan vervanging toe is.
Tekst: Peter Bekkering
Margon voor de Poort is Hoofd Huisvesting, Ruimtebeheer & Inrichting bij Bedrijfsvoering van het Deltion College. Ze had al langere tijd contact met Measuremen, dat sinds 2015 voor Deltion bezettingsgraadmetingen uitvoerde op de huidige in 2008 gerealiseerde campus. “We hebben Measuremen daarvoor ingeschakeld omdat we een aantal achtereenvolgende jaren te maken hadden met een groei in aanmeldingen en op een gegeven moment wilden weten wat die groei deed met de huisvesting. Daarbij wilden we zowel naar de bezetting als naar de benutting kijken. Bij een bezettingsgraadmeting meet je in feite op een onafhankelijke manier of je doet wat je zegt. De opgehaalde informatie werd vervolgens gespiegeld tegen het rooster van de betreffende meetperiode.”
Een volgende stap was om ook te kijken naar het meubilair. “De campus was ingericht met veel meubilair dat afkomstig was van de voormalige elf locaties van Deltion die over heel Zwolle verspreid waren. Daarbij had elke locatie vaak zijn eigen cultuur en inrichting.” In de eerste jaren werd veel inventaris vernieuwd, maar ontstond ook de behoefte om een doorkijk naar de toekomst te maken en om inzichtelijk te krijgen wanneer de inventaris aan vervanging toe zou zijn. Het probleem daarbij was dat niemand had bijgehouden wat er al was, wat was aangeschaft, waar alle meubilair stond en wat de status ervan was. “We wilden een goede onderlegger hebben voor een meerjarenplanning voor financiën met betrekking tot de vervanging.”
Deltion beschikte al over de huisvestingsmodule van TOPdesk waarin alle ruimtes van de campus zijn opgenomen. Measuremen ging in de zomervakantie van 2018 aan de slag om per ruimte het meubilair – in totaal zo’n 22.000 stukken meubilair – te gaan tellen. “We hebben Measuremen opdracht gegeven om het inventaris te tellen aan de hand van deze 80 inrichtingselementen en al het andere te classificeren als Overige. De 80 inrichtingselementen waren gekoppeld aan een product- en leveranciersomschrijving.”
Het brengt Voor de Poort meteen bij de eerste lesson learned: “Als ik het zou overdoen, zou ik Measuremen ook ‘Overige’ laten specificeren. Nu zijn we sinds 2019 bezig om de categorie ‘Overige’ opnieuw te beschrijven.”
Les 1: Denk bij meubelinventarisatie goed na wat je geregistreerd wilt hebben, tot op welk niveau je wilt specificeren, hoe je het omschrijft en wat je doel is.
De telling die Measuremen uitvoerde in opdracht van Deltion had een duidelijk doel: het moest de input vormen voor het beheersbaar maken van een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) en van de bijbehorende investeringsaanvraag. “Daarom was het specificeren van ‘Overige’ ook nodig. Omdat per ruimte op de campus is aangegeven hoeveel er van elk inrichtingselement aanwezig zijn, weet ik bijvoorbeeld hoeveel Overige-kapstokken ik heb. Omdat ik ook weet wat ze bij de leveranciers kosten, weet ik welk bedrag ik moet reserveren.”
Bij het begin van de telling vroeg Measuremen aan Voor de Poort of ze het meubilair genummerd wilde hebben. Ze koos er bewust voor om dat niet te doen. “Als iemand namelijk een meubel uit een ruimte haalt klopt mijn nummering al niet meer. En die kans is op een campus zoals hier erg groot. Bovendien heb ik niet de ambitie dat mijn overzicht 100% kloppend is, omdat ik met mensen – 1.300 medewerkers en 17.000 studenten – te maken heb die allemaal wel eens iets verslepen. Als mijn overzicht 90% accuraat is, is het werkbaar.”
Les 2: Omdat je met mensen te maken hebt kan een overzicht uit een meubelinventarisatie nooit 100% kloppend zijn.
Nu het overzicht verfijnd is en er een lijst van 118 inrichtingselementen is ontstaan, is het tijd voor de volgende stap: de lijst wordt in mei 2020 geïmporteerd in TOPdesk. Daardoor zit nu in TOPdesk zowel het huisvestingssysteem – de gebouwen – als het inrichtingssysteem. En omdat in TOPdesk ook de MJOP zit en de financiële planning beschikt Voor de Poort nu over een dashboard waarmee ze kan sturen. “Ik heb dankzij deze exercitie nu mijn inrichtingsdoorkijk op orde omdat ik alles in één systeem heb en omdat ik daardoor weet wanneer ik meubilair moet vervangen.”
Voor de Poort benadrukt dat wanneer er een verschil is tussen beleving en gebruik enerzijds en meting anderzijds het erom gaat dat je dezelfde taal spreekt. “Het uitgangspunt is de eindgebruiker, het onderwijs. Die heeft contactmomenten nodig om onderwijs met een bepaalde kwaliteit te geven en heeft daarvoor ruimte en meubilair nodig.”
