FAQ – Bezettingsgraadmeting

1. Voor een studie

1a. Waarom wordt een bezettingsgraadmeting uitgevoerd?

Een Bezettingsgraadmeting wordt uitgevoerd om het daadwerkelijke gebruik van een werkruimte beter te begrijpen. Bezettingsgraadmetingen helpen Facility en Vastgoed professionals om betere beslissingen te nemen die gebaseerd zijn op accurate informatie en inzichten.

1b. Hoe ziet een Bezettingsgraadmeting eruit?

Tijdens de start sturen we een team van getrainde observers, die geleid worden door een gedreven projectmanager, om metingen te doen en zo elk object binnen je omgeving registreren.

1c. Hoe lang moet je meten om tot waardevolle inzichten te komen?

Een minimum van twee weken meten zorgt voor de juiste mix tussen de bruikbaarheid en betrouwbaarheid van resultaten. Deze tijdsindicatie ondervangt ook eventuele storingen die leiden tot afwijkingen in de resultaten.

1d. Welke objecten kan je meenemen in een bezettingsgraadmeting?

Alle elementen die gerelateerd zijn aan je werkruimte kunnen worden gemeten in een bezettingsgraadmeting. Dit omhelst alle typen werkplekken en vergaderruimten.

1e. Hoe ziet een werkplek inventarisatie binnen een bezettingsgraadmeting eruit?

Aan de hand van de aangeleverde plattegronden wordt ter plaatse bekeken in hoeverre deze actueel zijn en/of er wijzigingen hebben plaatsgevonden. Een projectmanager zal zelfstandig door het gebouw lopen en vervolgens de werkruimten, vergaderruimtes etc. verwerken in ons eigen ontwikkelde software systeem. Dit systeem zal worden gebruikt door de observers die de metingen zullen uitvoeren. 

1f. Hoe lang duurt een bezettingsgraadmeting?

Een complete bezettingsgraadmeting duurt 25 dagen. Deze is opgebouwd uit het volgende:

1. Tien dagen voorbereiding
2. Tien dagen meten
3. Vijf dagen rapporteren

1g. Wat moet ik aanleveren tijdens de voorbereiding van een bezettingsgraadmeting?

Download hier het document.

1h. Is er een back-up plan om 100% data te garanderen tijdens een bezettingsgraadmeting?

Elk project heeft een back-up plan. In het geval van onvoorziene omstandigheden, bijvoorbeeld een stroomstoring of een IT-storing waardoor werknemers of observers hun normale werk niet kunnen doen, worden de metingen van dat deel van de dag of de hele dag op een latere dag in de week uitgevoerd. Dit wordt gedaan om betrouwbare gegevens te garanderen. Als een observer op de dag of tijdens de dag van de meting ziek wordt, wordt zo snel mogelijk voor vervanging gezorgd. Als vervanging niet mogelijk is, wordt de meting voor dat deel van de dag of de hele dag op een latere dag in de week uitgevoerd. 

1i. Hoe worden observers getraind voor een bezettingsgraadmeting?

Alle observers krijgen een online training, waar ze voor moeten slagen. Vervolgens krijgen ze een uitgebreide briefing en een oefenronde die geleid wordt door een projectmanager.

1j. Kan ik een observer benaderen als ik vraag heb over de bezettingsgraadmeting?

Nee. Om zo weinig mogelijk hinder te ondervinden bij de uitvoering van zijn/haar werk, wordt aanbevolen de observers niet te benaderen. Indien je vragen hebt over de meting, raden wij je aan contact op te nemen met de projectmanager.

1k. Is de projectmanager elke dag aanwezig tijdens de bezettingsgraadmeting?

Nee. De observers zijn in zoverre getraind dat zij de meting zelfstandig kunnen uitvoeren. Zodra we de oefenronde met de observer hebben gedaan en de start heeft plaatsgevonden, meet de observer zelfstandig. We zullen, hoe dan ook, je blijven informeren via telefoon en email over het verloop van de meting. De projectmanager controleert de data elk uur om de kwaliteit van de data te waarborgen.

1l. Wat bedoelen jullie met een oefenronde of de start?

1. Een oefenronde is een test waarbij de projectmanager toezicht houdt op de observers op de daadwerkelijke locatie voor de aanvang van de meting.
2. De start is de allereerste ochtend van de bezettingsgraadmeting waarbij de projectmanager zorgt dat alles vlekkeloos loopt.

2. Tijdens een studie

2a. Wat is mijn rol tijdens een bezettingsgraadmeting?

Het is belangrijk dat de bezettingsgraadmeting vooraf wordt gecommuniceerd naar de organisatie. Ook wordt er aangeraden om de werknemers de video te laten zien die door Measuremen wordt gedeeld.

2b. Hoe herken ik Measuremen observers?

Al onze observers zijn makkelijk te herkennen aan de blauwe Measuremen keycord die zij dragen.

2c. Hoe vaak meten jullie tijdens de bezettingsgraadmeting?

We meten standaard tussen de zes en negen keer per dag, tenzij anders is overeengekomen met de klant. Dit wordt nog wel eens aangepast naar de wensen van de klant.

2d. Jullie zouden eigenlijk acht keer meten, maar ik heb de observes maar drie keer gezien. Wat nu?

We voeren onze metingen altijd ongestoord uit. De reden hiervoor is dat we werknemers niet willen storen bij hun werkactiviteiten.

2e. Ik ben koffie aan het halen of ik zit in een meeting, hoe wordt ik toch meegenomen tijdens de meting?

Onze bezettingsgraadmeting focust zich op het gebruik op de werkplek, niet die activiteit of de output van werknemers. Mocht je niet aan je bureau zitten, dan spreken we van dat het bureau ‘in gebruik is, maar niet bezet’. We meten ook vergaderruimtes zoals conferentiezalen en koffiecorners. We raden aan om je dagelijkse activiteiten gewoon uit te voeren alsof er geen observer of meting plaatsvindt.

2f. Waarom zitten alle observers op hun telefoon tijdens een bezettingsgraadmeting?

Al onze observers registreren de metingen via onze software, welke beschikbaar is op een mobiele telefoon.

3. Na een studie

3a. Wat doen jullie met de inzichten en resultaten van de bezettingsgraadmeting?

Alle inzichten worden verzameld en beoordeeld in de Measuremen Portal. Als een onafhankelijke organisatie is het onze taak om alleen de bezetting en het gebruik van werkruimtes te meten. Je bent zelf verantwoordelijk voor de informatie. We helpen je de data te begrijpen zodat je de werkplek kan verbeteren.

3b. Wanneer kan ik toegang tot deze inzichten verwachten?

We streven ernaar om de complete data binnen vijf dagen na de laatste meting in de Measuremen Portal te presenteren, tenzij anders afgesproken. Voordat de meting begint, heb je al toegang tot de Measuremen Portal. Samen bespreken we de omvang, welke zichtbaar is in de Portal.

3c. Worden de inzichten met mij besproken?

Ja. Tijdens een onderling gekozen datum vindt een Key Insights Meeting plaats waar de inzichten besproken. Samen praten we over de gewenste resultaten en helpen we je de data te begrijpen.

3d. Ik ken iemand die kan werken als observer, waar kunnen zij terecht?

Alle informatie met betrekking tot een baan kan hier gevonden worden, en je kan altijd mailen naar work@measuremen.io.