Introductie

Update: 26-Januari-2026

Welkom! Hierbij vind je de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op alle diensten van Measuremen. Deze voorwaarden zijn opgesteld om onze afspraken duidelijk vast te leggen en zowel jouw als onze rechten en verplichtingen te beschermen, zodat we met vertrouwen kunnen samenwerken. Door onze diensten af te nemen, ga je akkoord met deze voorwaarden. 

Measuremen behoudt het recht om deze voorwaarden jaarlijks te herzien en aan te passen, inclusief het mogelijk doorvoeren van prijswijzigingen. 

We raden je aan de voorwaarden zorgvuldig door te nemen, zodat je precies weet wat je van ons kunt verwachten en wat wij van jou verwachten. 

Naast deze formele afspraken, maken wij ook graag een gepersonaliseerd plan met jullie, om ervoor te zorgen dat onze diensten aansluiten op jullie organisatiedoelstellingen.

Wij zien uit naar een mooie samenwerking!

 

Afspraken en Voorwaarden

Tarieven & Prijspeil

Houd er rekening mee dat onze tarieven exclusief 21% BTW zijn en geldig voor prijspeil 2026. 

Geldigheid & Bevestiging

Elke offerte blijft dertig (30) dagen geldig vanaf de opgestelde datum, tenzij er tariefwijzigingen zijn. 

Measuremen zal enkel van start gaan met het verlenen van de diensten, wanneer er sprake is van een officiële bevestiging, in de vorm van een getekend contract en/of inkoopordernummer. Is dit niet het geval, is Measuremen niet verplicht de dienstverlening te starten.

Betalingsvoorwaarden & Facturatie

Voor opdrachten met een totale investering onder € 15.000 wordt het volledige bedrag gefactureerd na afronding van de dienstverlening. Voor bezettingsgraadmetingen is dat na de laatste meetdag en voor iBASX Smart Office Solutions na de installatie.
Voor opdrachten vanaf € 15.000 wordt de investering in twee termijnen gefactureerd: vijftig (50) procent bij akkoord en vijftig (50) procent na afronding van de dienstverlening.

Measuremen hanteert een betalingstermijn van dertig (30) dagen.

Indien structurele of terugkerende diensten worden afgenomen (zoals bijvoorbeeld Measuremen Portal licenties of jaarlijkse service- en onderhoudskosten voor iBASX Smart Office Solutions), worden deze separaat gefactureerd.

Annulering of wijziging

Dingen kunnen helaas anders lopen dan gepland. Wanneer een opdracht wordt geannuleerd nadat deze is bevestigd, is Measuremen gerechtigd een percentage van de overeengekomen investering in rekening te brengen. Onderstaand vind je onze annuleringsvoorwaarden:

• Annulering na ondertekening, langer dan 1 maand voor de startdatum: twintig (20)% van het geoffreerde bedrag.
• Een maand voor de startdatum: veertig (40)%.
• Binnen tien (10) dagen voor de startdatum: tachtig (80)%.
• Na de startdatum of tijdens de studie: honderd (100)%.

In het geval dat de overeengekomen startdatum niet meer past en deze gewijzigd moet worden, moet er uiterlijk 1 maand vóór de oorspronkelijke startdatum een nieuwe datum worden afgesproken, anders wordt de aankoop gezien als geannuleerd en gelden bovenstaande termijnen en kosten. De nieuwe startdatum mag maximaal 2 maanden later dan de oorspronkelijke startdatum zijn en moet plaatsvinden in hetzelfde kalenderjaar; anders zien wij de aankoop alsnog als geannuleerd. 

Mochten er na de start aanpassingen nodig zijn aan het project (denk hierbij bijvoorbeeld aan wijzigingen in de afdelingen, types of plattegronden), dan rekenen wij hiervoor ons uurtarief van €145 per uur. Deze extra kosten worden vooraf afgestemd en op nacalculatie gefactureerd.

Houd er rekening mee dat veranderingen, na ondertekening van de offerte, invloed kunnen hebben op de startdatum. Extra kosten zullen dan worden doorbelast aan de opdrachtgever. 

Na de inventarisatie zal worden gekeken of de geïnventariseerde aantallen overeenkomen met de offerte. Wanneer de aantallen tijdens inventarisatie hoger uitpakken dan geoffreerd, behoudt Measuremen het recht om het verschil in aantal in rekening te brengen; dit kan door middel van een aangepaste of additionele offerte. Het is dan ook belangrijk dat de aantallen in de initiële offerte zo correct mogelijk zijn. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het aandragen van de juiste aantallen. Wanneer er meer objecten zijn geoffreerd dan werkelijk geteld tijdens de inventarisatie, kunnen wij dit verschil op aanvraag crediteren. Dit geldt enkel bij een minimale afwijking van 10%.

Indien er verschillen blijken tussen de opgegeven aantallen en de tijdens de inventarisatie vastgestelde aantallen, behoudt Measuremen het recht om het tarief overeenkomstig aan te passen. Wanneer de uiteindelijke aantallen hoger zijn dan in de offerte is opgenomen, kan dit worden gefactureerd via een aangepaste of additionele offerte. Hiervoor is een aangepast orderbevestigingsnummer van de opdrachtgever vereist.

Indien het aantal objecten lager blijkt dan geoffreerd, kan het verschil op verzoek worden gecrediteerd, mits de afwijking minimaal tien (10) procent bedraagt.

Aanvullend werk

Voor overig aanvullend werk om de waarde voor jullie te verhogen (denk hierbij aan ‘custom dashboards’, ‘deep dive analyse’ of ‘reserveringsanalyse’) hanteren wij gestandaardiseerde tarieven. Deze mogelijkheden kunnen vooraf of gedurende de samenwerking met jullie contactpersoon binnen Measuremen worden afgestemd.

Jaarlijkse indexatie

Measuremen is gerechtigd haar tarieven jaarlijks te indexeren en de hoogte van deze indexatie te bepalen. Deze aanpassing is gebaseerd op marktontwikkelingen en stijgende operationele kosten, waaronder kosten voor dataopslag en -beveiliging, cloud-infrastructuur, verwerking van meetdata en structurele loonkosten. Deze jaarlijkse prijsaanpassing stelt ons in staat de kwaliteit, continuïteit en schaalbaarheid van onze dienstverlening te borgen.

Beveiliging en gegevensbescherming

Measuremen is ISO 27001-gecertificeerd en hanteert strikte technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te waarborgen.

Wij verwerken data uitsluitend in lijn met onze verwerkersovereenkomst en de toepasselijke privacywetgeving.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Als een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of vergelijkbaar certificaat nodig is voor onze projectmanagers en observanten, geef dit dan voor ondertekening van de offerte aan. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om dit uiterlijk 4 weken voor de startdatum van de meting bij ons te melden.

Voor het aanvragen en verwerken van VOG’s hanteren wij een meerprijs. De kosten zijn afhankelijk van de grootte van de meting en dus hoeveel observanten wij nodig hebben.

• Offerte tussen de €0 en de €10K: €175 voorbereidingskosten
• Offerte tussen de €10K en de €20K: €345 voorbereidingskosten
• Offerte tussen de €20K en de €35K: €475 voorbereidingskosten
• Offerte tussen de €35K en de €60K: €695 voorbereidingskosten
• Offerte tussen de €60K en hoger: €895 voorbereidingskosten

Onder voorbereidingskosten vallen:

• De aanvraagkosten van de VOG’s 
• De voorbereidingsuren die onze medewerkers hierin stoppen
• De coördinatie en administratie van de VOG’s

Customer Journey: De weg naar resultaten

Wanneer we aan een nieuw project beginnen, is de eerste stap altijd hetzelfde: we hebben een getekend contract of een inkooporder nodig ter bevestiging. Dit is het startschot voor alles wat volgt, zonder deze officiële bevestiging kunnen wij het project niet starten. Zodra we de bevestiging in handen hebben, gaan we de voorbereidingen in gang zetten. Graag maken wij samen een planning. Dit doen wij aan de hand van onze Customer Journey, om ervoor te zorgen dat we tijdig onze afspraken inplannen en op een zorgeloze en prettige manier kunnen samenwerken.

 

Introduction Call

Tijdens de Introductie Call nemen we contact op om kort met elkaar kennis te maken (als we elkaar niet al kennen), contactgegevens uit te wisselen en om de kick-off meeting te plannen, als startpunt van onze samenwerking.

Kick-off Meeting

De kick-off meeting bestaat uit twee delen; een strategisch gedeelte en een praktisch gedeelte. We vinden het belangrijk om inzichtelijk te krijgen waar jullie uitdagingen liggen en waar wij bij kunnen ondersteunen, op basis daarvan stellen wij met jullie een aantal doelen op. Daarnaast gebruiken we deze meeting om praktische zaken door te spreken zoals toegang, vereisten om te meten, uitvoeringstijden en zullen wij alle vervolgafspraken plannen.

Voorbereidende fase: Scope Meeting & Inventarisatie

De voorbereidingsfase van het project begint zodra de kick-off meeting heeft plaatsgevonden en vergt minimaal 10 dagen. Tijdens de voorbereidingen wordt de scope van het project vastgesteld tijdens de inventarisatie. Dit gebeurt aan de hand van de plattegronden en een fysiek bezoek aan de locatie. In de scope meeting, die plaatsvindt voordat we met de metingen beginnen, wordt de scope door de opdrachtgever gevalideerd. Deze validatie is belangrijk, omdat dit kan leiden tot wijzigingen in de offerte.

Measuremen Portal Coaching

Tijdens de introductie call of de kick-off meeting zullen jullie uitgenodigd worden voor de Measuremen Portal-coaching. Deze coaching vindt wekelijks plaats en is noodzakelijk om minimaal één keer bij te wonen om zo het vervolgproces te bevorderen.
Tijdens deze coaching van 1 uur, zal het gebruik en de leesbaarheid van de dashboards nadrukkelijk worden toegelicht, ook is er tijd om vragen te stellen over de werking.
Het is van belang om vóór de Key Insights Meeting een coaching te hebben bijgewoond, zodat we de tijd in de Key Insights Meeting kunnen gebruiken om de data te bespreken en niet de portal uit te leggen. 

Dataverzameling

Als alle voorbereidingen afgerond zijn, starten we met de dataverzameling. Gedurende de afgesproken periode blijft jullie projectleider nauw in contact met onze projectmanager en is het noodzakelijk om de toegang tot het meetgebied te garanderen.

Key Insights Meeting

Binnen 10 dagen na het einde van het project zal de Key Insights Meeting plaatsvinden, hier gaan we jullie waardevolle data en inzichten bekijken, bespreken en analyseren. Graag horen wij van tevoren waar jullie op willen inzoomen. Aan de hand van de dashboards zoeken we de belangrijkste inzichten van jullie project en helpen we jullie op weg.

Mocht er na afloop behoefte zijn aan een aanvullende “Deep Dive Analyse” met onze data experts, kan er tegen een extra tarief een vervolgafspraak worden gepland.

Collaboration Review Meeting

Na afronding van het project plannen we een Collaboration Review Meeting in, hier gaan we het proces en de resultaten met elkaar evalueren. Graag horen wij hier jullie eerlijke feedback, zodat wij dit mee kunnen nemen voor de toekomst. Over de toekomst gesproken, graag bespreken wij in deze meeting ook hoe wij op de lange termijn waarde kunnen bieden met onze services. Uiteindelijk gaat het erom dat we jullie het beste kunnen helpen in de zoektocht naar een efficiënte en gezonde werkomgeving. 

Essentiële Documenten

Zonder deze onderstaande documenten van jullie als opdrachtgever te hebben gekregen, kunnen wij niet van start gaan:

• Plattegronden: Hoogwaardige en accurate plattegronden in PDF-formaat, bij voorkeur met ingetekend meubilair en ruimtenummers.
• Ruimteoverzicht: Een overzicht van alle ruimten, ruimtetypes, capaciteiten en afdelingen/faculteiten in XLSX-formaat.
• Vierkante Meters: Een overzicht van het aantal vierkante meters per etage.
• FTE’s: Een overzicht van het aantal FTE’s binnen uw organisatie.
• Toegang: Volledige toegang tot het gebouw tijdens zowel de voorbereidings- als de uitvoeringsfase.

Het is noodzakelijk dat alle documenten die in de checklist genoemd worden, vóór de kick-off meeting bij ons aangeleverd zijn. Als deze documenten niet op tijd binnen zijn, kunnen we de overeengekomen startdatum helaas niet garanderen. 

Dataverzameling

Na de voorbereiding starten we met het verzamelen van data op locatie. We streven altijd naar een zo volledig en representatief mogelijke dataset. Toch kan er in de praktijk altijd iets onverwachts gebeuren. Daarom maken we hierover duidelijke afspraken, zodat je precies weet wat je van ons kunt verwachten.

Om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de verzamelde data te waarborgen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

• Een team van “data-checkers” kijkt live mee naar de opgehaalde data, om tijdens de rondes te checken of alle te meten elementen ook daadwerkelijk geobserveerd worden. Daarnaast wordt er vergeleken met benchmarks en eerdere bevindingen van de klant en worden afwijkingen onderzocht.
• Onze observanten dragen zichtbaar een Measuremen-badge.
• We controleren de IP locatie in combinatie met GPS data, zodat we zeker weten dat de observant op de locatie aanwezig is.
• Ten slotte, doen wij waar nodig incidentele “ghost visits” op locatie. Mocht er geen projectmanager fysiek aanwezig zijn.

Als we praten over metingen en observaties, draait het allemaal om timing en precisie. Het is dus noodzakelijk om afspraken te maken over wat er gebeurt als metingen niet binnen de geplande tijdsblokken vallen en wat te doen als er onverwachte obstakels opduiken. 

Afwijkingen van meetgegevens

• Waarneming buiten tijdvak: Metingen vinden plaats binnen afgesproken tijdstippen met een foutmarge van 2,5%. Als deze marge niet overschreden wordt, worden metingen niet opnieuw gedaan, tenzij anders onderling besproken.
• Waarneming ontbreekt door Measuremen: Als metingen niet worden uitgevoerd door toedoen van Measuremen, geldt een foutmarge van 2,5%. Metingen worden niet ingehaald als de foutmarge onder de 2,5% blijft, tenzij anders besproken.
• Minimaal aantal gemeten elementen: Per gebouw moet minimaal 85% van de meetbare elementen correct gemeten worden. Als de totale foutmarge per onderdeel boven de 2,5% of gezamenlijk boven de 3,5% uitkomt, bieden we twee opties: korting op een volgend project of kosteloos inhalen binnen 1 maand na overleg met de opdrachtgever.
• Waarneming ontbreekt door opdrachtgever: Als metingen niet kunnen worden uitgevoerd door toedoen van de opdrachtgever, bijvoorbeeld door een brandalarm of een eventdag, wordt dit dezelfde dag gemeld. Er wordt gezamenlijk bepaald of de meting tegen een meerprijs wordt ingehaald. Tevens zijn feestdagen of vakantieperiodes de verantwoordelijkheid van de klant, we zullen niet inhalen wanneer dit over het hoofd wordt gezien.
• Waarneming ontbreekt door overmacht: Als metingen niet kunnen worden uitgevoerd door overmacht zoals treinstoringen, slecht weer, stroomstoringen, oorlogen, epidemieën en stakingen wordt in overleg bepaald of de metingen opnieuw worden ingehaald. De kosten worden gezamenlijk gedragen als wordt besloten om de metingen opnieuw uit te voeren.

Measuremen Portal

De data die we verzamelen, delen we met jullie in de Measuremen Portal. Deze innovatieve en dynamische dashboards zijn de plek waar je alle inzichten kunt vinden. Het is een broeinest voor jouw unieke en waardevolle data! Zodra de getekende offerte en inkooporder binnen zijn, kun je toegang krijgen tot de dashboards. Wij ontvangen dan ook graag tijdig de naam en het emailadres van de perso(o)n(en) die toegang zal/zullen krijgen. Zonder de orderbevestiging zijn wij niet verplicht om de inloggegevens te verschaffen.

De Measuremen Portal-licentie is geldig tot en met het einde van het kalenderjaar. Aan het einde van deze periode wordt je licentie automatisch met een jaar verlengd zodat jij toegang blijft houden tot jullie data en jouw organisatie kan blijven vergelijken met de steeds veranderende benchmark. Wil je toch opzeggen? Geen probleem! Laat het ons uiterlijk 1 maand van tevoren per e-mail weten. Geen zorgen: we sturen je een herinnering richting het einde van het jaar.

Voeg je tijdens de licentieperiode extra licenties toe? Deze worden apart gefactureerd en hebben dezelfde einddatum als je huidige licentie. Het totaal aantal licenties wordt jaarlijks geteld en gefactureerd op de contractdatum van je eerste abonnement. Onze licenties zijn bedoeld voor individueel gebruik. Als we merken dat een licentie wordt misbruikt, bijvoorbeeld door deze te delen voor groepsgebruik, kunnen we de toegang tijdelijk of permanent verbieden. 

We hebben het recht om alle door Measuremen verzamelde data te gebruiken voor benchmarks en onderzoek. Natuurlijk wordt alle data volledig geanonimiseerd.

Mochten er gedurende het jaar sprake zijn van bugs of errors in de Measuremen Portal, vermelden wij dit altijd op onze statuspagina: https://status.wemeasure.com. Tevens is het mogelijk om op de website notificaties aan te zetten, zodat je direct een e-mail krijgt op het moment dat er iets speelt. 

Aanvullende voorwaarden iBASX Smart Office Solutions

De onderstaande aanvullende voorwaarden zijn specifiek van toepassing op iBASX Smart Office Solutions. Deze afspraken gelden naast onze algemene voorwaarden en zijn bedoeld om de werking, continuïteit en kwaliteit van de sensoroplossingen duidelijk te waarborgen.

• De overeenkomst voor iBASX Smart Office Solutions wordt aangegaan voor een initiële looptijd van twee (2) jaar en wordt daarna stilzwijgend per jaar verlengd.
• Opzegging dient uiterlijk drie (3) maanden voor het einde van het kalenderjaar schriftelijk te worden ingediend.
• Measuremen bewaakt en monitort continu de werking van de sensoren en hardware. De streefwaarde is een minimale online beschikbaarheid van 95% per gebouw (afhankelijk van omvang en configuratie).
• De opdrachtgever gebruikt de hardware op zorgvuldige wijze en meldt defecten, storingen of afwijkingen tijdig aan Measuremen.

Garantievoorwaarden

• • Sensoren: twee (2) jaar,
  • Batterijen: drie (3) jaar. 
• Vervanging binnen de garantietermijn is inbegrepen. Defecten of schade buiten garantie – waaronder schade door onjuist gebruik – worden doorbelast aan de opdrachtgever.
• Measuremen is niet verantwoordelijk voor defecten, storingen of verminderde datakwaliteit die ontstaan doordat sensoren bewust zijn ge-deïnstalleerd, verplaatst of beschadigd door de opdrachtgever of derden.
• Measuremen voert periodiek software-updates, onderhoud en security-audits uit, conform ISO 27001.
• Het functioneel beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten ligt na oplevering bij de opdrachtgever, op basis van de initiële inrichting door Measuremen.
• Gepland onderhoud wordt vooraf gecommuniceerd. Spoedonderhoud wordt onmiddellijk uitgevoerd en direct gecommuniceerd.
• Apparaten die onderdeel zijn van de sensoroplossing mogen niet worden verplaatst of opnieuw worden geïnstalleerd door anderen dan Measuremen, tenzij schriftelijk akkoord is gegeven.
• Indien sensoren of bijbehorende apparatuur worden verwijderd, verplaatst of beschadigd door anderen dan medewerkers van Measuremen, worden commerciële aankooptarieven in rekening gebracht per verloren of beschadigd apparaat, ook wanneer sprake is van een leaseconstructie.
• Alle aanvullende operationele afspraken worden verder uitgewerkt in de Service Level Agreement (SLA).

Slotwoord

We hopen dat deze algemene voorwaarden duidelijk en behulpzaam zijn. Als je vragen hebt, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan altijd klaar om je te helpen en samen verder te bouwen aan een succesvolle samenwerking. Bedankt voor het vertrouwen in Measuremen!