Introduction
Depuis quelques mois, de nombreuses entreprises autorisent à nouveau les employés à travailler sur site, et certains managers tentent même d’attirer les employés au bureau afin de sociabiliser et collaborer. Le mode de travail hybride est de plus en plus adopté avec un objectif clair en tête : le bureau devient un lieu de collaboration et de socialisation, tandis que le travail individuel est effectué à domicile. Le bureau en tant que « Clubhouse social » correspond à l’imagination de nombreux facility managers : un espace avec de nombreuses salles de réunion agréables, des espaces sociaux et des plans d’étage ouverts. Les responsables RH y voient également un avantage : le fait de collaborer ensemble dans un même espace ajoute une touche humaine, ce qui facilite les rencontres imprévues entre collègues au restaurant, ainsi que les moments de convivialité entre deux réunions que l’environnement en ligne ne permet pas.
Mais le bureau devient-il vraiment ce qu’ils espéraient ? Chez Measuremen, nous mesurons. Avec nos études d’observation du lieu de travail, nous faisons le tour des bureaux plusieurs fois par jour (et par semaine) tout en mesurant l’occupation, l’utilisation et les activités des personnes présentes. Ainsi, en plus d’être en mesure de compter le nombre de personnes présentes, nous mesurons et collectons des données sur le type de travail effectué par les personnes et l’endroit où elles choisissent de le faire. Cela nous permet d’avoir un aperçu, fondé sur des données, de ce pour quoi les employés décident de venir au bureau.
Pour cet article de recherche, nous avons inclus 20 études post-Covid provenant de 2022 en Europe, et les avons comparées à 128 études pré-Covid réalisées juste avant la pandémie. Au total, nous avons observé 12 979 postes de travail et 2 889 salles de réunion post-Covid, contre 93 434 postes de travail et 18 391 salles de réunion pré-Covid. Dans cet article, nous avons regroupé toutes les installations de réunion (par exemple, les salles de réunion fermées et les salles de repos). Nous avons également regroupé tous les postes de travail (ce qui inclut les bureaux dans les espaces ouverts ainsi que les bureaux dans les espaces fermés).
Nous nous attendons à ce que l’occupation relative des salles de réunion augmente et que les gens programment davantage de réunions dans ces salles. Deuxièmement, nous sommes curieux de savoir si les activités des employés à leur poste de travail changent. Nous nous attendons à ce qu’ils tiennent davantage de réunions lorsqu’ils sont assis derrière leur bureau individuel.
Occupation
Tout d’abord, il est important de comprendre l’évolution du taux d’occupation pré et post Covid. Il est clair que l’occupation post-Covid, tant pour les salles de réunion que pour les postes de travail, est encore beaucoup plus faible qu’avant (Figures 1 et 2). Pour les salles de réunion, le taux d’occupation moyen a chuté de 10,6 % (de 33,8 % à 23,2 %). Pour les postes de travail, le taux d’occupation moyen a diminué de 11,3 % (de 47 % à 35,7 %). Cette baisse similaire de l’occupation des deux espaces suggère qu’il n’y a pas d’augmentation de la popularité des salles de réunion post-Covid. C’est le premier signe que le bureau n’est pas (encore) devenu un clubhouse social.
Il est intéressant de noter que le taux d’occupation moyen de pointe (taux d’occupation le plus élevé de chaque jour divisé par le nombre total de jours) n’a pas vraiment changé entre l’avant et l’après-Covid. Cela signifie que le bureau connaît toujours les mêmes pics d’activité, même si le taux d’occupation moyen global a baissé. Cette baisse globale est probablement due à la poursuite du travail à distance. Mais le pic similaire est plus curieux, il semble que les gens préfèrent se regrouper au bureau à des jours et des moments spécifiques.
Figure 1. Taux d’occupation dans les salles de réunion
Figure 2. Taux d’occupation des postes de travail
Activités dans les salles de réunion
Pour approfondir la question de savoir si le bureau se transforme en clubhouse social, nous avons examiné les activités professionnelles dans les salles de réunion et les postes de travail. Lorsque ces espaces sont utilisés, nous avons examiné le type d’activités que les gens y effectuent. Tout d’abord, nous avons examiné les salles de réunion. Les données montrent une forte baisse de 17,9% (de 59,0% à 41,1%) du nombre de réunions dans les salles de réunion (voir figure 3). En revanche, nous avons constaté une forte augmentation du nombre de personnes effectuant du « travail sur ordinateur mobile » (+6,1%), des « vidéoconférences » (+7,3%), des « appels individuels » (+2,4%) et des « révisions » (+1/0%) dans ces salles de réunion. Ces statistiques renforcent la preuve que les bureaux ne sont pas plus utilisés pour la socialisation. En fait, ils semblent devenir moins sociaux et les gens utilisent désormais les espaces de réunion davantage pour des activités individuelles et/ou pour communiquer avec des collègues éloignés.
Figure 3. Taux d’occupation par activité dans les salles de réunion
Activités aux postes de travail
S’il n’y a pas d’augmentation de l’interaction sociale dans les salles de réunion, nous pourrions la trouver aux postes de travail individuels. Mais en fait, les données montrent que ce n’est pas non plus le cas. Nous avons mesuré moins de conversations en personne sur les postes de travail, passant de 8,3 % à 6,3 % (-2 %), tandis que les vidéoconférences ont augmenté de 0,2 % à 3,5 % (+3,3 %) et les appels individuels de 1,9 % à 3,8 % (+1,9 %). Ainsi, même sur les postes de travail, nous constatons une baisse de l’interaction sociale sur place et une évolution vers des activités sociales plus « en ligne » par le biais de la vidéoconférence et des appels.
Un autre constat intéressant est une réduction massive du « travail sur ordinateur » (-19,7%) qui semble être compensée par une augmentation similaire du « travail sur ordinateur mobile » (+11,1%). Il semble que de nombreux employés se soient habitués à travailler sur leur ordinateur portable, ou aient préféré travailler sur leur propre appareil tout en travaillant au bureau.
Figure 4. Taux d’occupation par activité aux postes de travail
Conclusion
Contrairement à nos attentes, nous avons constaté que le bureau est devenu moins social après le retour au bureau post-covid. Les salles de réunion ne sont pas devenues plus populaires que les postes de travail, malgré la baisse du taux d’occupation moyen. L’analyse des activités dans les salles de réunion et les postes de travail a confirmé ce constat une fois de plus. La diminution du nombre de réunions dans les salles de réunion et les postes de travail a été remplacée par des activités plus individuelles comme la vidéoconférence, les appels téléphoniques ou la consultation de documents. Il semble que les gens recherchent plus souvent des salles de réunion pour effectuer leur « travail social individuel ». Le fait que les gens agissent ainsi pourrait s’expliquer par le fait que nombre de leurs collègues travaillent encore à distance et qu’ils ont besoin de communiquer avec eux. Par ailleurs, des taux d’occupation plus faibles leur permettent de faire du travail individuel dans des salles de réunion ou même de faire des vidéoconférences à leur bureau. Néanmoins, il semble clair qu’actuellement, les gens ont besoin d’espaces où ils peuvent passer des appels (en visioconférence). Si les bureaux deviennent plus occupés, le besoin d’espaces conçus pour les appels individuels pourrait devenir le plus important à mettre en place. Le faible taux d’occupation actuel pourrait également être un facteur expliquant le faible nombre de conversations en personne aux postes de travail. La présence de quelques personnes dans un grand espace peut entraîner une diminution des interactions sociales en général.
Ainsi, au lieu de présenter le bureau comme un clubhouse social pour l’instant, il s’agit plutôt d’un environnement de travail où les gens s’adaptent à un travail hybride efficace. Nombre de leurs collègues travaillent encore à distance et les espaces ne semblent pas optimisés pour les réunions hybrides et/ou les vidéoconférences (individuelles). Si les travailleurs à distance participent à des réunions avec des personnes au bureau, cela justifie un comportement différent de la part des personnes au bureau. Parfois, cela oblige les personnes au bureau à s’asseoir également derrière leur ordinateur portable, alors qu’elles auraient pu espérer une interaction physique réelle. C’est l’une des raisons qui empêchent le bureau de devenir un clubhouse social. Néanmoins, la mise en place d’espaces permettant d’organiser des réunions hybrides efficaces, tels que des équipements vidéo et/ou des espaces pour passer des appels, pourrait être un moyen d’adopter le travail hybride au lieu de se concentrer sur l’introduction forcée du bureau en tant que clubhouse social.
Cependant, il est bon de noter que dans cette étude, nous avons regroupé toutes les installations de réunion, ce qui inclut donc les installations de réunion telles que les salles de réunion fermées ainsi que les zones de pause ouvertes. La popularité de ces espaces, et l’usage qui en est fait, pourraient être modifiés post-COVID. Nous disposons également de ces données, et nous pourrions y consacrer un autre article de recherche. Néanmoins, en général, nous constatons que le bureau n’est pas encore un clubhouse social.
Dans l’ensemble, il semble que pour soutenir et permettre aux employés de donner le meilleur d’eux-mêmes, une certaine coordination soit encore nécessaire. Il existe de multiples façons d’y parvenir. 1) Synchroniser les horaires des équipes (liées) afin qu’elles puissent avoir des réunions physiques complètes en installant des politiques et/ou des systèmes de réservation. 2) Réduire la taille du bureau pour stimuler l’interaction sociale (et économiser de l’argent). 3) Modifier le plan du bureau pour permettre le travail hybride et l’interaction sociale.
Néanmoins, la meilleure solution pour votre entreprise peut être très différente de celle des autres entreprises. Le secteur d’activité, la culture d’entreprise ou le plan de bureau actuel sont des facteurs importants qui influencent la dynamique de votre bureau et ce dont vos employés ont besoin pour travailler efficacement au bureau ou à la maison. Jetez un coup d’œil à nos Etudes d’observation du lieu de travail pour améliorer l’utilisation de votre espace en comprenant l’utilisation de votre lieu de travail, ou à Habital® pour améliorer le bien-être de vos employés en comprenant leurs besoins.
