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Orienter l’occupation du lieu de travail en période de turbulences et de confinements

Baptiste peut vous en apprendre plus à ce sujet. Contactez-le via: baptiste@measuremen.io ou +33 6 22 77 48 80

 

Orienter l’occupation du lieu de travail en période de turbulences et de confinements

Les différentes vagues du Coronavirus et l’augmentation du nombre de cas s’abattent sur notre société. Ils affectent fortement les organisations qui tentent de trouver un chemin à travers ces turbulences. L’un des effets les plus directs est l’occupation du lieu de travail et l’utilisation de l’espace. Des bureaux bondés aux bureaux vides, en passant par les bureaux où quelques personnes travaillent entre autocollants et désinfectants pour les mains dans le cadre d’une réglementation stricte. Les temps changent. Il est difficile de savoir où se trouvent les gens, comment ils utilisent ces espaces, et d’en optimiser la fonctionnalité et l’utilisation. Nous voulons éviter la surpopulation au bureau, mais nous voulons aussi que le bureau soit un espace où les gens peuvent travailler ensemble en toute sécurité. C’est pourquoi de nombreuses organisations partagent des déclarations avec des recommandations telles que « Travaillez à domicile sauf si vous ne le pouvez vraiment pas » que de nombreux gouvernements conseillent (source). De telles déclarations comportent une vaste zone grise où les gens font de toute façon ce qu’ils préfèrent. Tout employé qui fonctionne bien et qui aime simplement l’interaction sociale au bureau peut dire : « les murs de la maison s’écroulaient sur moi », ce qui fait que le bureau est quand même bondé. Alors que les employés qui aiment juste faire la grasse matinée peuvent dire : « Je travaille parfaitement à la maison », mais ils risquent de travailler de manière improductive.

Travaillez où l’on veut et qu and on veut

Dans l’ensemble, la pandémie a suscité une nouvelle attitude des employés, qui souhaitent travailler où et quand ils le veulent. Les employés veulent travailler à distance les jours qui leur conviennent et veulent travailler au bureau quand bon leur semble (source). Les différences d’expériences du travail à distance entre les personnes contribuent fortement à une augmentation de la variation des bureaux surchargés et des bureaux vides (source). Un effet de ceci est que les données de nos projets montrent des jours de pointe plus forts les lundis et les mardis et des bureaux presque vides les vendredis, par exemple dans le projet ci-dessous (réalisé cette année lorsque des réglementations limitées étaient en jeu). 

Figure 1. Occupation des bureaux (source : Measuremen Portal)

Bureaux désertés et « bureaux de l’amour”

Outre la nouvelle attitude à l’égard du travail, la pandémie a également des effets sur le lieu et le moment où les gens peuvent se rendre au travail. À petite échelle, les gens doivent plus souvent se rendre en quarantaine, tandis qu’à plus grande échelle, les fermetures forcent les gens à rester à la maison. Ces facteurs contribuent à déserter les bureaux certains jours et certaines périodes de l’année. Mais, comme nous l’avons également constaté, à la sortie de ces lock-downs, les collègues ont envie de se revoir et se sentent à nouveau libres de se rendre au bureau (source). Comme l’été des amours, mais pour les bureaux.

Une volatilité accrue

Au total, l’attitude consistant à travailler où et quand l’on veut ainsi que et les effets directs de la pandémie, entraînent une plus grande volatilité des taux d’occupation. Un jour, les bureaux sont pleins à craquer, les autres jours, ils sont vides. Cela monte et descend sans aucun rythme structuré, un peu chaotique. Ces fortes fluctuations ont un effet assez fort sur l’expérience de travail, car les employés n’aiment pas non plus le fait que ce côté imprévisible. Dans les bureaux trop bondés, les gens ne peuvent pas se concentrer et peuvent avoir peur de la contamination (source). D’autre part, dans des bureaux trop déserts,  un sentiment de solitude et une perte de productivité sont favorisés. Pour les gestionnaires d’installations, il est également très difficile de prévoir de tels schémas et de les orienter correctement. 

Systèmes de réservation

Les systèmes de réservation sont un moyen de guider et de comprendre l’occupation. Néanmoins, nombre de nos études passées ont montré que les gens ne respectent pas toujours leur comportement en matière de réservation. Les fameux « No Show » (qui réservent mais ne se présentent pas) ou les « Ghost Show » (qui ne réservent pas mais se présentent quand même) nuisent souvent à l’utilisation efficace et sûre des espaces de travail. Dans une étude réalisée cette année, combinant un système de réservation et des visites à pied (lorsque les réglementations étaient limitées), les « No show » ont contribué à un énorme 28%, et les « Ghost show » ont contribué à 19% de l’occupation dans certains bâtiments (voir l’image ci-dessous). 

Figure 2. Comportement de réservation des espaces de réunion (source : Measuremen Portal)

Etudes d’observation de l’environnement de travail et capteurs

Pour avoir une idée du moment et de l’endroit où les espaces sont utilisés et pour saisir un peu de leur volatilité, on peut mesurer ce qui se passe réellement. Pour ce faire, on effectue des visites dans le cadre d’études d’observation du lieu de travail ou on utilise des capteurs qui mesurent l’occupation. Les études d’observation du lieu de travail ont l’avantage de mesurer la façon dont les gens utilisent les espaces, tandis que les capteurs sont plus adaptés pour mesurer sur une longue période dans le temps.

Conclusions

Cette période et probablement les périodes à venir seront encore relativement imprévisibles, mais nous pouvons nous attendre à de fortes variations en matière d’occupation et d’expérience professionnelle en conséquence. Il y a différentes façons de la guider, et il y a différents styles pour en prendre le contrôle et l’orienter. Chacun doit trouver sa propre voie, mais il existe de nombreux outils pour soutenir vos désirs personnels et faire de votre lieu de travail un espace efficace, attrayant et sûr.

Curieux de savoir quand et comment vos employés utilisent l’espace de bureau ?

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