iBASX Smart Office Solutions – Karakter

En 2017, Karakter a choisi de mettre en œuvre un nouveau concept de lieu de travail, axé sur le travail flexible. La raison sous-jacente était double :

D’une part, l’équipe immobilière estimait qu’il y avait de nombreux mètres inutilisés dans les bâtiments ;
D’autre part, l’équipe chargée des installations devait traiter les plaintes des employés en raison du manque de postes de travail et de salles (adaptées).

Afin de faciliter le travail flexible des employés et de mieux utiliser l’espace disponible, Karakter utilise iBASX Smart Office Solutions depuis 2017. iBASX fournit un aperçu basé sur des capteurs des postes de travail et des espaces disponibles dans un immeuble de bureaux. En outre, le logiciel offre la possibilité de réserver ces espaces. De cette manière, iBASX aide non seulement les employés à trouver un poste de travail disponible, mais contribue également à améliorer la visibilité des espaces disponibles.

À propos de Karakter

Karakter est une institution académique spécialisée en psychiatrie des enfants et des adolescents. Grâce à leurs soins, à une recherche scientifique de pointe et à une éducation de haute qualité, ils aident les enfants et les adolescents psychologiquement vulnérables à développer leurs talents et à participer à la société. Ils œuvrent pour une société dans laquelle chaque enfant et adolescent peut participer, grandir en sécurité et en bonne santé, et s’épanouir. Les enfants et les adolescents (0-18 ans) de toutes les municipalités des Pays-Bas peuvent venir à Karakter sur recommandation. Ils viennent à Karakter pour un diagnostic et un traitement du TDAH, de l’autisme, de la dépression, des troubles anxieux et obsessionnels compulsifs, des troubles du comportement, de la psychose et d’autres problèmes psychiatriques. En raison de sa fonction académique, Karakter est également impliqué dans la formation, la recherche et l’éducation. Karakter dispose de 12 sites dans les régions de Gelderland, Overijssel, Noord-Brabant et Limburg (toutes situées aux Pays-Bas). Une branche centrale au sein de Karakter est responsable, entre autres, de l’hébergement de l’organisation, des projets architecturaux et des achats. Les sites sont répartis en trois régions, avec un chef d’équipe des installations par région.

Défis rencontrés

Karakter est une institution académique spécialisée en psychiatrie des enfants et des jeunes. Des traitements sont effectués sur différents sites de Karakter. Ces sites disposent de salles de traitement spéciales pour ces traitements. Afin de pouvoir offrir un bon traitement à un patient, il est crucial pour un thérapeute de disposer d’une salle de traitement adaptée. Comme le bâtiment de Karakter ne peut pas accueillir le nombre de salles de traitement, cela entraîne un grand soutien administratif et une coordination pour savoir qui peut utiliser quelle salle de traitement. Lorsqu’un praticien a un rendez-vous avec un patient, il veut être sûr que ce rendez-vous peut avoir lieu dans une salle adéquate. Dans la pratique, cela signifie qu’une salle de soins n’est pas seulement utilisée pour les rendez-vous, mais aussi comme lieu de travail ou de réunion.

En raison de ces réservations inadéquates ou d’utilisation incorrecte des salles de réunion, l’équipe des installations sur place a reçu de nombreuses plaintes concernant la disponibilité des salles de traitement. Une situation inhabituelle, car Karakter dispose de suffisamment de salles de traitement par rapport au nombre de patients. Afin de mieux utiliser les espaces et de réduire le besoin de coordination, Karakter a choisi de passer à un nouveau concept de lieu de travail en 2017. Dans ce nouveau concept de lieu de travail, le partage des installations est central et les praticiens ne peuvent utiliser les salles de traitement que lorsqu’ils ont un rendez-vous. Malgré la mise en œuvre du nouveau concept de lieu de travail, l’équipe de l’établissement a encore reçu des plaintes. En pratique, le problème n’était pas seulement dû à des réservations inadéquates, mais aussi au fait que les salles n’étaient pas libérées en fonction de l’évolution des besoins. En conséquence, les employés de Karakter avaient toujours l’impression de ne pas pouvoir trouver un espace approprié, même s’il y avait beaucoup de place.

Solution

Afin de réussir le nouveau concept de lieu de travail, Karakter a choisi de faire appel à iBASX en 2017. iBASX fournit des informations basées sur des capteurs concernant la disponibilité des lieux de travail et des espaces. iBASX offre à un praticien la possibilité de réserver une salle de traitement avant un rendez-vous avec un patient, afin qu’il soit assuré de disposer d’une salle adaptée. Les réservations existantes peuvent être consultées par d’autres praticiens, afin qu’ils puissent planifier leurs propres rendez-vous en conséquence. Il n’est également plus nécessaire de coordonner la disponibilité des salles avec les collègues ou les secrétariats.

En outre, iBASX utilise des capteurs pour cartographier en temps réel la disponibilité des salles de soins, des lieux de travail et des salles de réunion. Sur la base de ces informations, il est beaucoup plus clair pour les employés de Karakter où ils peuvent trouver un endroit approprié dans le bâtiment. Le système améliore la visibilité des différentes pièces et fait remonter à la surface des informations utiles, de sorte qu’une plainte ou une demande d’aide dans l’environnement de travail peut être examinée. iBASX donne aux équipes chargées des biens immobiliers et des installations un aperçu de l’utilisation de tous les mètres carrés.

Résultats obtenus

Morach Delfos est chef de projet immobilier au sein du département Business and Infrastructure (B&I) de Karakter. « Nous cherchions un moyen de mieux utiliser les mètres carrés de notre bâtiment. En outre, nous voulions également encourager les thérapeutes à partager davantage ces mètres entre eux. iBASX montre aux utilisateurs qu’il y a suffisamment d’espace disponible, ce qui réduit le sentiment de manque de postes de travail et de salles. De cette façon, le système contribue à l’utilisation du lieu de travail tel qu’il est prévu. En partageant les informations de disponibilité et de réservation avec tous les utilisateurs via une plateforme accessible, la nécessité de discuter de l’utilisation des espaces a été réduite, tout comme les nuisances administratives. »

Selon Morach Delfos, un bon système de réservation opérationnel est nécessaire au bon fonctionnement d’un bien immobilier. « Si vous concevez l’environnement de travail sur la base d’un travail flexible, vous devez offrir aux utilisateurs un certain degré de sécurité dont ils ne se privent pas. Mais si vous offrez cette possibilité, vous courez le risque qu’ils utilisent des postes de travail ou des espaces inutilement. Dans la pratique, inciter les gens à réserver reste un sujet de préoccupation, mais le logiciel fournit des indications concrètes : quels sont les espaces réservés mais non utilisés ? Cela donne à l’équipe immobilière et à l’équipe des installations des informations qu’elles peuvent utiliser pour piloter, par exemple en s’adressant directement aux utilisateurs ou en informant la direction. »

Karakter a choisi iBASX parce que le logiciel offre un bon aperçu des espaces disponibles dans un bâtiment. « Beaucoup de nos bâtiments sont encombrés d’escaliers et d’espaces « cachés », ce qui fait qu’il est difficile de voir où l’on peut aller. iBASX montre d’un coup d’œil où l’on peut trouver un espace de travail disponible et quelles sont les installations de cet espace. De cette façon, nos utilisateurs n’ont pas besoin de se promener dans le bâtiment à la recherche d’un espace approprié. Vous avez même la possibilité d’indiquer vos espaces préférés, afin que le système en tienne compte ». iBASX est très convivial selon Morach Delfos. « Un employé n’a besoin que d’une connexion internet pour utiliser le système, aucune application ou logiciel ne doit être installé. Par conséquent, le système ne nécessite pratiquement aucune assistance de la part de notre propre service informatique. » La collaboration est également telle que souhaitée. « Comme convenu, iBASX était prêt à être utilisé par environ 250 employés en trois mois. De plus, iBASX évolue avec ses clients : ils sont à l’écoute de nos souhaits afin d’optimiser et de faire évoluer la plateforme. Je trouve que c’est un grand avantage par rapport aux autres systèmes de réservation. »

"iBASX montre en un coup d'œil où l'on peut trouver un espace de travail disponible et quelles sont les installations dont cet espace dispose." - Morach Delfos est chef de projet immobilier au sein du département des affaires et des infrastructures chez Karakter.

Faites-vous face à des plaintes d’utilisateurs concernant la disponibilité des espaces ? iBASX utilise des capteurs pour mesurer en temps réel les postes et espaces de travail utilisés et les traduit en informations de gestion. Ces informations sont précieuses pour concevoir un concept de lieu de travail, optimiser les services des installations et accroître la facilité d’utilisation pour les employés.

Prenez rendez-vous avec un spécialiste pour savoir ce qu’iBASX Smart Office Solutions peut faire pour votre entreprise. Quel que soit votre problème ou votre défi, nous serons heureux de vous aider.

Réserver une réunion