iBASX Smart Office Solutions – Municipalité d’Almelo

En 2019, la municipalité d’Almelo a choisi de mettre en œuvre iBASX. La municipalité, et en particulier Diede Lohuis – consultant immobilier, souhaitait avoir un aperçu de l’occupation des locaux. Depuis 2019, Diede est coresponsable de la gestion des bâtiments de Facility Affairs au sein de la municipalité.

Afin de générer des données, la municipalité a commencé à mesurer l’occupation au moyen de capteurs. En raison de la pandémie et des nouvelles mesures, la municipalité d’Almelo a décidé de se concentrer sur la mise en œuvre d’un nouveau projet immobilier. Un « concept flexible » a été introduit et les employés ont commencé à travailler à 50/50 au bureau et à domicile. Mais pour y parvenir, la municipalité a utilisé le système de réservation d’iBASX.

À propos de la municipalité d’Almelo

La municipalité d’Almelo compte plus de 72 000 habitants. La municipalité d’Almelo est responsable de la politique générale de la ville. La municipalité compte au total environ 800 employés travaillant dans différents bâtiments. Le bureau central et le siège principal de la municipalité d’Almelo se trouvent dans l’hôtel de ville.

Après une rénovation complète en 2014, l’hôtel de ville a fait de la place pour 500 postes de travail. En plus du bureau central, il y a six bureaux de district avec un total de 100 employés. Ces locaux ont été achevés juste avant la pandémie de covid. L’équipe chargée des projets immobiliers au sein de la municipalité d’Almelo est responsable des bureaux, des projets et des achats de la municipalité. Diede Lohuis est en poste à l’hôtel de ville avec l’équipe chargée des projets immobiliers.

Au sein de la municipalité d’Almelo, l’équipe s’occupe actuellement d’un nouveau projet intitulé : » Concept immobilier 2.0 « , en réponse à la nouvelle manière de travailler suite à la pandémie. En s’intéressant, par exemple, à la valeur ajoutée du travail à domicile, la municipalité est mieux à même de concilier travail et vie privée.

Défi

En 2019, la municipalité d’Almelo a commencé à mesurer l’occupation de ses bureaux avec iBASX. Plusieurs sites ont été dissous au fil du temps et ces employés ont donc également dû être affectés à l’hôtel de ville. C’était le plus grand défi et cela a soulevé plusieurs questions : « quel est le taux d’occupation du bâtiment ? », « combien de postes de travail sont effectivement utilisés ? », « quels postes de travail ne sont pas utilisés ? » et « pourquoi ne sont-ils pas utilisés ? ». En d’autres termes, comment la municipalité d’Almelo pourrait-elle faire un usage optimal de cet espace ? Sur la base de ces informations, la municipalité a voulu savoir où elle pouvait libérer de l’espace si nécessaire. Des chiffres précis étaient nécessaires pour confirmer ce que leur intuition leur disait, à savoir que les locaux n’étaient jamais entièrement occupés. Il s’agissait donc d’optimiser la conception et l’utilisation de l’environnement de travail. Pour cette raison, la municipalité a mis en œuvre iBASX. Sur la base des données des capteurs, ils ont pu avoir un aperçu de l’occupation réelle des postes de travail dans les bâtiments de la ville.

Un deuxième défi est apparu à la suite de la pandémie et des mesures associées. La nouvelle manière de travailler a beaucoup changé… La municipalité d’Almelo a décidé de se concentrer sur la mise en œuvre d’un « concept immobilier 2.0 ». C’est pourquoi elle a introduit un « concept flexible » et lancé un projet pilote dans lequel ses employés travaillaient au bureau 50 % du temps et à domicile 50 % du temps. Cependant, cela signifiait également qu’il était nécessaire de cartographier l’emplacement des employés. Pour ce faire, la municipalité a utilisé le système de réservation d’iBASX.

Solution

Pour faire de ce nouveau concept immobilier un succès, la municipalité d’Almelo a choisi d’appliquer le logiciel iBASX. D’une part, iBASX a cartographié l’occupation des différents lieux de travail, d’autre part, elle a examiné comment l’application du système de réservation fonctionnerait au sein de la municipalité.

Depuis 2019, la municipalité d’Almelo a un aperçu de l’occupation du bâtiment grâce à des capteurs iBASX. Ces capteurs mesurent non seulement l’occupation ou l’utilisation des mètres carrés en temps réel, mais permettent également à l’équipe en charge du projet de consulter les données historiques d’occupation. Ces données peuvent être lues dans un outil de Business Intelligence (BI). Grâce à ces informations, il est facile d’observer les jours et les heures où le taux d’occupation est élevé. Ces informations sont extrêmement précieuses pour le consultant immobilier.

En outre, iBASX offre à tous les employés de la municipalité la possibilité de réserver leur propre poste de travail afin de faciliter la collaboration entre collègues, ou choisir un endroit approprié où travailler sans être dérangé (comme un bureau de concentration). Cela est particulièrement utile lorsque les espaces de travail (en raison de la demande) peuvent être utilisés à d’autres fins, comme une bibliothèque ou une salle de réunion. Cependant, la réduction des espaces de travail oblige les gens à réserver un espace de travail lorsqu’ils viennent au bureau.

Lorsque la décision a été prise en septembre de lancer un nouveau concept immobilier, les employés ont été obligés de réserver leur propre poste de travail, étant donné la capacité d’occupation limitée à 50 % en raison des mesures covid. Les employés ont également pu s’inscrire eux-mêmes via iBASX. Le bâtiment est vaste et de nombreux collègues ne se connaissent pas ou ne savent pas où se trouvent les autres collègues. Avec iBASX, les employés peuvent facilement réserver un siège à côté de leurs collègues directs. Ils peuvent également se retrouver facilement dans le bâtiment et savoir si leurs collègues travaillent à la maison.

Protection des données

La municipalité d’Almelo fait partie du secteur public et tient donc en haute estime la protection de la vie privée. Lorsque la municipalité a mis en place les capteurs en 2019, cela a soulevé plusieurs questions parmi les employés. En plus de mesurer l’occupation, ils craignaient que les capteurs n’enregistrent d’autres éléments, tels que : les employés restent-ils assis suffisamment longtemps à leur poste de travail ? Et travaillent-ils ? La municipalité a pu éviter cette incertitude parmi les employés en envoyant des messages de communication interne tels que des bulletins d’information. Dans ces bulletins d’information, des explications supplémentaires étaient données sur le fait que les capteurs mesurent uniquement si un poste de travail est occupé ou non, et n’enregistrent aucune autre donnée.

Cependant, les employés pouvaient également voir quel employé avait réservé quel poste de travail via iBASX, ce qui n’était pas conforme à la législation sur la vie privée et à la politique de la municipalité. « En coopération avec iBASX, nous avons pu résoudre ce problème », déclare Diede Lohuis. À la demande de la municipalité d’Almelo, une option a été ajoutée à iBASX qui permet aux personnes de choisir si leur profil est visible pour les autres. Si ce n’est pas le cas, vous ne pouvez pas être trouvé et les autres ne peuvent pas voir qui a réservé le poste de travail, mais seulement qu’il est occupé. Cet ajustement a permis de résoudre immédiatement les problèmes rencontrés par la municipalité.

"Ce qui est agréable dans la collaboration avec iBASX, c'est qu'ils sont à l'écoute de nos souhaits. Nous travaillons ensemble pour un objectif commun : améliorer nos bâtiments grâce à des données collectées." - Diede Lohuis, Consultant immobilier pour la municipalité d’Almelo

Résultat

« iBASX a surtout contribué à rendre nos hypothèses transparentes et concrètes, et a ainsi constitué la base du nouveau concept immobilier », déclare Diede Lohuis, consultant immobilier de la municipalité d’Almelo. Selon M. Lohuis, il est nécessaire de générer des données avant de prendre des décisions basées sur une intuition. « Un exemple est une rénovation au sein de l’hôtel de ville. Nous avons fermé certains sites. Ces employés doivent être transférés ici, dans l’hôtel de ville. Y a-t-il de la place, telle était la question. Nous pouvons le constater dans les données. Certains jours, il y avait plus de monde que d’autres. C’est une information précieuse pour un consultant immobilier ».

Comme le logiciel iBASX donne un bon aperçu de l’environnement de travail, les employés savent où ils peuvent travailler lorsqu’ils sont au bureau. Ils peuvent décider eux-mêmes où ils travaillent dans l’immeuble de bureaux et où se tiennent les réunions d’équipe. Pourtant, la municipalité constate que les gens aiment se rendre sur leur lieu de travail habituel. C’est là que se trouvent les collègues habituels et que l’on se sent bien. M. Lohuis poursuit en disant : « En outre, en tant que consultant, vous voulez que vos employés puissent venir au bureau en toute sécurité. C’est ainsi que l’on maintient la distanciation sociale de 1.5m. Pour y parvenir, aucune couleur n’était visible sur le plan de réservation pour les postes de travail qui ne pouvaient pas être réservés. »

« Avoir un aperçu de votre bâtiment est le principal avantage. Vous apprenez à connaître votre bâtiment, à connaître les postes de travail. iBASX est une coopération agréable, mes souhaits sont notés et triés. Ils sont échangés entre eux. Si un poste de travail n’est pas utilisé, c’est un gaspillage et cela coûte de l’argent. Chaque mètre carré coûte de l’argent. Allez-vous enlever ces postes de travail et les utiliser pour autre chose, comme une salle de réunion ? De cette façon, vous créez un environnement de travail optimal, où chaque mètre carré est utilisé efficacement » – Diede Lohuis, consultant immobilier pour la municipalité d’Almelo.

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