Dans notre précédent article de recherche : Le bureau ne devient pas un clubhouse social, bien au contraire, nous avons trouvé des résultats auxquels nous ne nous attendions pas. Alors que la plupart des gens pensaient que le bureau était en train de devenir un clubhouse social, nous avons constaté qu’il y a en fait moins de réunions dans le bureau post-Covid. Le taux d’occupation des salles de réunion n’a pas augmenté par rapport à celui des postes de travail, et l’analyse des activités dans les salles de réunion et les postes de travail a montré qu’il y avait moins de réunions dans ces espaces. Les réunions dans les installations et les postes de travail ainsi conçus ont été remplacées par des activités plus individuelles comme les vidéoconférences, les appels ou le travail individuel. Il semble que les gens recherchent plus souvent un lieu de réunion où ils peuvent effectuer leur travail individuel (hybride).
Cependant, comme nous l’avons également mentionné dans la discussion, cette analyse est plutôt simplifiée. Nous avons regroupé tous les jours de travail (du lundi au vendredi), ainsi que tous les types de lieux de réunion. Il existe de nombreux types de salles de réunion différentes, allant des salles de réunion fermées aux salles de repos ouvertes, et les plus courantes que nous avons utilisées pour les analyses sont définies dans le tableau 1. Dans cet article, nous allons nous plonger plus profondément dans ces différents aspects de l’espace de travail et proposer des solutions potentielles pour concevoir un bureau optimal pour les employés et le management.
Tableau 1. Définitions des salles de réunions les plus courantes
Les données présentées dans cet article incluent 20 études Post-COVID de 2022 en Europe, comparées à 128 études pré-COVID. Au total, nous avons observé 12 979 postes de travail et 2 889 salles de réunion Post-COVID, contre 93 434 postes de travail et 18 391 salles de réunion Pre-COVID. La répartition des différents types de salles de réunion était relativement la même avant et après le COVID. Les salles de réunion représentaient 43% des salles de réunion avant le COVID contre 37% après COVID, les tables de consultation 18% (16% post-Covid), les salles de pause 19% (26% après Covid), les stands 15% (16% après Covid), et les restaurants 3% contre 4% après Covid.
Occupation pendant les jours de la semaine
En examinant de plus près le taux d’occupation des différents jours de la semaine, nous constatons que le taux d’occupation est plus faible après l’avènement du Covid qu’avant, ce qui n’est pas surprenant. On remarque cependant une baisse plus importante, notamment les vendredis, mercredis et lundis. Le besoin de rester à la maison à l’approche du week-end est devenu plus omniprésent après l’avènement du Covid. Le fait de rester un jour à la maison au milieu de la semaine de travail, le mercredi, vient s’ajouter à cela. Avant le Covid, nous avons observé ce « modèle de l’oiseau » (voir figure 1), comme notre PDG Vincent le Noble aime l’appeler, surtout dans nos études aux Pays-Bas. Mais selon nos données, après le Covid, ce modèle est devenu de plus en plus répandu.
Figure 1: Occupation des postes de travail et des salles de réunion pendant les jours de la semaine
Occupation dans différents lieux de réunion
Dans notre dernier article de recherche, nous avons constaté des activités de travail différentes en général, mais aussi un taux d’occupation plus faible dans les salles de réunion. Nous avons constaté moins d’interactions sociales et plus de travail individuel dans les salles de réunion. Cependant, on peut s’attendre à ce que cet effet diffère selon le type de lieu de réunion, ce qui est démontré par la figure 1 sur laquelle des différences intéressantes sont présentes. Alors que le taux d’occupation est réduit de moitié dans la plupart des installations, certaines d’entre elles affichent des baisses plus faibles. Les restaurants d’entreprise, les tables de consultation et les salles de réunion sont relativement plus occupés après le Covid.
Figure 2. Taux d’occupation global des salles de réunion avant et après le Covid.
En examinant l’occupation au cours de la journée, comme le montre la figure 2, nous avons constaté que les employés utilisent désormais les restaurants relativement plus longtemps pendant les pauses, ce qui entraîne une augmentation de l’occupation en général. Cette utilisation plus importante des espaces de restauration est compensée par une utilisation étonnamment plus faible des zones de pause.
Figure 3. Occupation au cours de la journée entre les différents types d’installations de réunion. Les données ont été divisées en sections entre 09:00-17:00 pour des raisons de fiabilité.
Activités dans les types de lieux de réunion
Dans notre dernier article, nous avons constaté une baisse significative du nombre de réunions. Mais lorsque nous examinons de plus près les activités par salle de réunion, nous constatons plusieurs changements liés à l’espace dans la figure 3. Un changement important est l’augmentation du nombre de réunions dans les espaces de restauration. Dans les zones de pause, on observe une diminution des réunions mais une augmentation des activités « diverses », par exemple manger ou regarder le téléphone.
D’autre part, les installations plus fermées, telles que les salles de réunion classiques, les meeting pod et les cabines, sont désormais plus souvent utilisées pour téléphoner et travailler sur un ordinateur portable. De plus, dans presque toutes les installations de réunion, nous constatons une augmentation des visioconférences mais, ironiquement, pas de l’utilisation des salles de conférence.
Figure 4. Activités dans les différents lieux de réunion avant et après le Covid
Discussion
Dans notre premier article de recherche, nous avons soutenu que le bureau n’est pas en train de devenir un clubhouse social. À première vue, cette étude semble le contredire, en montrant une utilisation (relative) plus importante des espaces de restauration. Cependant, ces espaces ne représentent que 3% de toutes les installations de réunion. De plus, c’est le seul endroit où l’on constate une forte augmentation du nombre de réunions entre personnes, par rapport à de nombreuses autres installations, où nous constatons une diminution. Dans l’ensemble, il y a donc toujours une réduction des activités sociales au bureau. Néanmoins, l’augmentation intéressante de l’utilisation des restaurants d’entreprise pourrait signifier que les employés veulent plus de temps social, mais qu’ils le font surtout pendant les pauses. Une pause commune à la cantine pourrait alors être la meilleure solution pour une rencontre et des discussions informelles avec leurs collègues. Il est possible qu’un manque de vie sociale dû à un isolement de longue durée ait poussé les employés à utiliser leur pause commune pour se retrouver. Une autre raison pourrait être que les employés se sentent maintenant plus à l’aise pour prendre des pauses plus longues car ils ont plus de flexibilité et de contrôle sur leurs heures de travail.
Le fait que les restaurants soient de plus en plus utilisés pour l’interaction sociale peut laisser penser que les gens se rendent au bureau pour des activités sociales non liées au travail. Les zones de pause et les salles de réunion sont davantage associées à des interactions sociales liées au travail, et leur utilisation n’a pas augmenté après Covid. Pour des raisons de confidentialité, nous ne mesurons pas si les « réunions » que les gens tiennent sont liées au travail ou non. Mais étant donné le taux d’occupation élevé et l’utilisation prolongée des espaces de restauration, il semble que les gens recherchent plutôt un sentiment de communauté, et de vie sociale avec leurs collègues, ce que les installations du lieu de travail ne semblent pas offrir. De plus, déjeuner ensemble est une occasion facile de se réunir et de renforcer le sentiment de communauté.
D’autre part, pendant le temps de travail, nous voyons des employés utiliser les salles de réunion pour travailler sur leur ordinateur portable, tenir des vidéoconférences et téléphoner individuellement. Il est clair que le mode de travail hybride a également un effet important sur le travail au bureau. Au lieu de tenir de nombreuses réunions physiques dans les salles de réunion, les gens les utilisent désormais pour leurs réunions numériques, seuls sur leur ordinateur portable ou sur leur téléphone. Mais étonnamment, cela n’a pas augmenté l’occupation des cabines. Il semble que lorsqu’il y a de l’espace disponible (en raison du faible taux d’occupation), les gens préfèrent utiliser des espaces plus grands pour leurs appels.
Différences observées en fonction des jours de la semaine
La baisse du taux d’occupation post-Covid par rapport au pré-Covid est particulièrement marquée les vendredis, les lundis et parfois les mercredis. Le fait d’être en télétravail à l’approche du week-end peut être un signe supplémentaire que les gens ne ressentent pas encore l’envie ou la confiance de se retrouver au bureau. Bien que de nombreuses entreprises soient connues pour avoir un vendredi (après-midi) détendu et social au bureau, comme le « vendredi décontracté » ou le « Vrijmibo » néerlandais (boissons du vendredi après-midi). Aujourd’hui, beaucoup de personnes passent cette journée « décontractée » plutôt à la maison.
Conclusions générales
Dans l’ensemble, pendant le temps de travail, les gens n’utilisent pas le bureau comme un clubhouse social, mais plutôt les salles de réunion pour les appels individuels et les visioconférences. Néanmoins, pendant les pauses, cette situation est compensée par un taux d’occupation plus élevé, des pauses plus longues et davantage d’interactions sociales dans les restaurants d’entreprise. Il semble que les gens aspirent à des interactions sociales plus décontractées et qu’ils développent ainsi un sentiment de communauté et d’appartenance. En dehors de l’heure du déjeuner, nous ne constatons pas une augmentation massive du travail collaboratif. Le travail hybride lui-même peut empêcher le bureau de devenir un clubhouse social. Tout d’abord, il entraîne une baisse du taux d’occupation, ce qui rend la socialisation plus difficile pour les personnes présentes. Et deuxièmement, les personnes qui sont en télétravail obligent les personnes présentes au bureau à rester attachées à leurs appareils avec des réunions et des appels téléphoniques hybrides.
Limites de nos données
Nos données n’ont porté que sur 20 études post-Covid et ne donnent donc qu’un aperçu flou de ce qui se passe réellement. Néanmoins, un bon signe de la validité des données est la similitude de la distribution des types d’espaces de réunion pré-Covid et post-Covid. Néanmoins, il est très probable que les différences organisationnelles, telles que le secteur d’activité, la superficie et les politiques de retour au travail, influencent fortement la façon dont le bureau est utilisé aujourd’hui. Les données agrégées que vous voyez ici peuvent ne pas refléter votre propre lieu de travail. Si vous avez du mal à gérer votre lieu de travail, il peut être utile de collecter vos propres données, qui prendront en compte les spécificités de votre entreprise et de votre situation. En comprenant votre occupation, le comportement de vos employés sur le lieu de travail et leurs besoins, vous pourrez prendre des décisions fondées sur des données qui vous aideront à créer le lieu de travail que vous envisagez. Nous sommes tout à fait disposés à vous soutenir dans cette démarche en vous aidant à collecter des données propres à vos besoins.
