Wat is een bezettingsgraad?
Een bezettingsgraad is de verhouding tussen de gebruikte ruimte en de totaal beschikbare ruimte. Het wordt berekend door het totaal aantal bezette kamers of ruimtes te delen door het totaal aantal beschikbare kamers of ruimtes. Deze berekening is echter niet altijd zo eenvoudig als dat het klinkt, er zijn veel verschillende aspecten waarmee je rekening moet houden. Elementen zoals openingstijden, aantal werknemers en soorten werkplekken zijn belangrijk om in gedachten te houden. Vergaderruimtes hebben bijvoorbeeld een lagere bezettingsgraad dan werkplekken; echter, worden de ruimtes beide gebruikt voor verschillende taken, wat een dergelijke verschil kan verklaren.
De grootste investeringen die organisaties doen zijn meestal gerelateerd aan het personeelsbezetting (werkgelegenheid) en kantoorruimte. Het meten van de impact van een grote investering zoals veranderingen in kantoorruimte is van groot belang, maar door de toegenomen flexibiliteit en mobiliteit voor werknemers wordt het steeds moeilijker om te meten.
Waarom moet je de kantoor bezetting meten?
Er zijn verschillende redenen om de kantoorbezetting te meten; de meest voorkomende redenen zijn inzicht in werkpatronen, kostenbesparing en het bepalen van de benodigde ruimte. Inzicht in werkpatronen kan managers in staat stellen te realiseren welke delen van de kantoren worden gebruikt en welke efficiënter kunnen worden gebruikt. Kennis van en inzicht in de bezettingsgraad van het kantoor kunnen managers ertoe leiden om meer baseren beslissingen te nemen over hun onroerend goed en de werkplekken op kantoor, wat kan leiden tot kostenbesparingen. Meer gedetailleerde informatie over de kantoorbezetting kan bijdragen aan een betere verdeling van de ventilatie, verlichting, verwarming en airconditioning, waardoor er uiteindelijk comfortabelere en productievere werknemers ontstaan.
Bovendien kunnen beroepen binnen verschillende sectoren verschillende bezettingsgraden hebben. Overweeg bijvoorbeeld de positie van een salesmedewerker, die waarschijnlijk op afstand werkt en vaak klanten bezoekt, versus de positie van een IT-medewerker, meestal werkend vanuit een vast bureau op kantoor. De bezettingsgraad op hun werkplekken zullen sterk variëren vanwege de verschillende werkpatronen. Een beter inzicht in werkpatronen binnen verschillende sectoren, kan ervoor zorgen dat managers betere inschattingen kunnen maken tijdens de toewijzing van de werkplek. Bovendien kan een bezettingsgraad ervoor zorgen dat werknemers en managers een betere planning voor de dagelijkse taken en vergaderingen hebben.