Werkplek Inventarisatie – DJI

Tekst: Peter Bekkering

Drie jaar geleden werden de afzonderlijke facilitaire afdelingen van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) samengevoegd tot één facilitair bedrijf. Peter Holtrop is Facilitair Manager (DJI), Cluster Noordwest, en Manager ESF Bureau Noord Noord bij het Ministerie van Justitie. DJI heeft zowel penitentiaire inrichtingen (PI) als kantoren in zijn portefeuille. Wanneer Holtrop kijkt naar de kantoren signaleert hij dat DJI in menig opzicht nog een inhaalslag heeft te maken.

Probleem

De huidige organisatorische opzet van facilitair bedrijf DJI is dus pas drie jaar oud. Hiervoor had elke PI en elk kantoor zijn eigen directeur en zijn eigen afdeling facilitaire dienstverlening. Holtrop: “Dat betekende dat de kantoorinrichting sterk afhankelijk was van de keuzes van de directeur. Er was geen eenduidig beleid.” Drie jaar geleden veranderde de structuur toen DJI werd aangewezen als een van de vier Concern Dienstverleners. Samen met Rijkwaterstaat, FM Haaglanden en de Belastingdienst zijn zij verantwoordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening binnen de rijksoverheid. Vanaf dat moment was er één facilitair bedrijf binnen DJI met zeventien clusters. Elk cluster kent meerdere locaties en kreeg vervolgens een facilitair manager. Binnen die nieuwe opzet ontstond het probleem dat er binnen DJI geen overzicht van de inventaris aanwezig was. Er zijn zelfs bureaus die nog niet verstelbaar zijn. En ook de de flexplek ratio van 0,7 is niet heel oud.

Aanpak

Een van de problemen in de nieuwe opzet was dat er bij DJI geen overzicht was van hun inventaris. Er moest dus geteld worden, maar tegelijk ook gekeken worden naar de staat van de artikelen. Daarbij hadden we drie categorieën: goed, matig of slecht. De uitkomsten zijn vervolgens verwerkt in een managementrapportage, die bij elke cluster is toegelicht.” Het tellen zelf moest snel en efficiënt gebeuren, benadrukt Holtrop: “We wilden dat het zo kort mogelijk een inbreuk zou vormen op onze organisatie. Tegelijkertijd mocht dat niet ten koste gaan van de kwaliteit. Er is daarom gekozen om het inventariseren op gebouw en verdiepingsniveau te doen, in plaats van op ruimteniveau. Deze afweging is een belangrijk besluit geweest in de voorbereiding van dit traject en aan te bevelen voor iedereen die hiermee aan de slag wil. Wij konden goed aangeven op welk niveau onze informatiebehoefte lag en vervolgens heeft Measuremen een nauwkeurige projectplanning met ureninschatting hierop gebaseerd om zo tot een goede afweging te komen tussen doorlooptijd en informatiedichtheid.”

In totaal zijn in 2018 veertien medewerkers van Measuremen acht maanden bezig geweest met de daadwerkelijke inventarisatie en coördinatie ervan. In 2019 hebben gedurende één maand elf medewerkers ongeveer eenderde van de totale scope gemeten. Algemene introductie Drie jaar geleden werden de afzonderlijke facilitaire afdelingen van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) samengevoegd tot één facilitair bedrijf. Peter Holtrop is Facilitair Manager (DJI), Cluster Noordwest, en Manager ESF Bureau Noord Noord bij het Ministerie van Justitie. DJI heeft zowel penitentiaire inrichtingen (PI) als kantoren in zijn portefeuille. Wanneer Holtrop kijkt naar de kantoren signaleert hij dat DJI in menig opzicht nog een inhaalslag heeft te maken.

Uitdaging

Het vervangen van meubilair in een PI biedt een aantal specifieke logistieke uitdagingen, vertelt Holtrop: “Je hebt te maken met een hoog beveiligingssysteem en veel gesloten deuren. Bovendien zijn er vaak geen liften en alleen trappen. Je hebt de medewerking van een gedetineerde nodig om in zijn cel meubilair te vervangen, want uiteindelijk is de cel ‘zijn’ huis. Dat laatste gebeurt via de lokale facilitair manager en de afdelingshoofden. Vanwege die inbreuk hebben we ook besloten om de bewoonde afdelingen te tellen op basis van proef: bij een serie van tien vergelijkbare cellen werden drie cellen geteld en werd het aantal te inventariseren elementen vervolgens geëxtrapoleerd.” Verder moet iedereen die de poort van een PI binnengaat beschikken over een VOG. Dat gold en geldt ook voor alle medewerkers van Measuremen die de tellingen – de basisstelling in 2018 en de hertelling in etappes erna – hebben uitgevoerd. Er zijn overigens streng bewaakte afdelingen waar niet geteld is, omdat niemand daar mag komen. Zelfs ‘vreemd’ personeel niet. Je hebt daardoor wel een kleine afwijking van het totaal, misschien één procent. Dat zijn percentages die ook voor een accountant aanvaardbaar zijn. Ze laten echter ook zien dat je het systeem, hoe goed je het ook organiseert, nooit 100 procent sluitend krijgt.”

Resultaten

Een van de lessons learned is volgens Holtrop het belang van een vroegtijdige planning. “De telling in 2019 vond plaats in de zomerperiode vanwege de beschikbaarheid van medewerkers, veelal studenten, en de vakantiepiek van je eigen personeel. Dat betekent dat je het risico loopt dat er geteld wordt, met minimale beveiliging vanuit eigen personeel. Dat bleek soms een stressfactor qua planning.” Een andere lesson learned kwam uit de telling naar voren. “We hadden bijvoorbeeld een serie van 80 vergelijkbare bedden, die allemaal tegelijkertijd waren aangeschaft. Daarvan bleek een derde in slechte staat te zijn. In plaats van alleen dat deel te vervangen, hebben we besloten alle bedden uit die serie te vervangen. Die keuze heeft ook een voordeel. Je kunt dan zeggen: ze zijn nu vervangen en dat hoeft de komende twintig jaar niet meer.” Wanneer ook de gefaseerde hertelling achter de rug is en in de komende drie jaar al het matig en slechte meubilair is vervangen, wil Holtrop uiteindelijk komen tot een Meerjarig Onderhoudsplan (MJOP) voor de 60 locaties.

Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen?

Klik hier