Contact ons
← Terug naar Cases

iBASX Smart Office Solutions – Gemeente Almelo

Huisvestingsconcept 2.0: Hoe de inzichten van iBASX Smart Office Solutions de basis vormde voor het nieuwe huisvestingsconcept van de Gemeente Almelo.

Merlijn kan je alles vertellen over iBASX Smart Office Solutions. Contact hem via merlijn@ibasx.com of +31610338230

iBASX Smart Office Solutions – Gemeente Almelo

In 2019 koos gemeente Almelo voor het implementeren van iBASX Smart Office Solutions. De gemeente, en met name Diede Lohuis – Adviseur Huisvesting, wilde inzicht in de bezetting van het pand. Diede is sinds 2019 medeverantwoordelijk voor de Facilitaire Zaken Gebouwbeheer binnen de gemeente. 

Om data te genereren is de gemeente gestart met het meten van bezetting door middel van sensoren. Door de pandemie en nieuwe maatregelen, besloot de gemeente Almelo om zich te richten op het implementeren van een nieuw huisvestingsconcept. Een “flexconcept” werd geïntroduceerd en medewerkers gingen 50/50 werken op kantoor en vanuit huis. Maar om dit in goede banen te leiden heeft de Gemeente gebruik gemaakt van het reserveringssysteem van iBASX.

Over de gemeente Almelo

De gemeente Almelo telt ruim 72.000 inwoners. De gemeente Almelo is verantwoordelijk voor het totale beleid binnen de stad. In totaal werken er circa 800 medewerkers bij de gemeente, die zijn verdeeld over verschillende gebouwen. De centrale huisvesting, en tevens hoofdlocatie van de gemeente Almelo bevindt zich in het stadhuis. 

Na een complete verbouwing in 2014, is er in het stadhuis plaats gemaakt voor 500 werkplekken. Naast de centrale huisvesting zijn er nog 6 wijklocaties, met in totaal 100 medewerkers. Deze locaties zijn net voor de pandemie opgeleverd. Het team huisvesting binnen de gemeente Almelo is verantwoordelijk voor onder meer de huisvesting van de gemeente, projecten en inkoop. Diede Lohuis is met het huisvestingsteam gestationeerd op het stadhuis.

Binnen de gemeente Almelo is dit team momenteel druk bezig met een nieuw project genaamd: “huisvestingsconcept 2.0”, als reactie op het “nieuwe werken” als gevolg van de pandemie. Door bijvoorbeeld te kijken naar de toegevoegde waarde van het thuiswerken, is de gemeente beter in staat om het werk- en privéleven op elkaar aan te laten sluiten. 

Uitdaging

In 2019 is de gemeente Almelo begonnen met het meten van de bezetting met iBASX. Verschillende locaties werden in verloop van tijd opgedoekt en dus moesten deze medewerkers ook in het stadhuis gestationeerd worden. Dit was dan ook meteen de grootste uitdaging en riep verschillende vragen op: “wat is de bezetting van het pand?”, “hoeveel worden de werkplekken daadwerkelijk gebruikt?”, “welke werkplekken worden niet gebruikt’ en “waarom worden deze niet gebruikt?”. Oftewel, hoe kon de gemeente Almelo de ruimte optimaal gebruiken? Aan de hand van inzichten, wilde de gemeente weten waar ze, indien nodig, ruimte konden vrij maken. Er was behoefte aan harde cijfers om te onderbouwen wat hun gevoel zei; namelijk dat het pand nooit helemaal bezet was. Hiermee was het plan om de werkomgeving optimaal in te richten en te gebruiken. Om deze reden heeft de gemeente iBASX geïmplementeerd. Op basis van sensor data konden zij inzichtelijk maken wat de daadwerkelijke bezetting van de werkplekken was binnen het kantoorpand.

Een tweede uitdaging ontstond als gevolg van de pandemie en de bijbehorende maatregelen. Het “nieuwe werken” veranderde namelijk een hoop… De gemeente Almelo besloot om zich te richten op het implementeren van een “huisvestingsconcept 2.0”. Hierom introduceerde de gemeente Almelo een “flexconcept”, en startte een pilot waar hun medewerkers 50% van de tijd op kantoor werkte en 50% van de tijd thuis. Dit betekende echter ook dat er behoefte was aan het in kaart brengen van waar medewerkers zich bevonden. Om dit te faciliteren maakte de gemeente gebruik van het reserveringssysteem van iBASX. 

Oplossing

Om het nieuwe huisvestingsconcept tot een succes te maken, koos gemeente Almelo voor het toepassen van de iBASX software. Enerzijds bracht iBASX de bezetting van de verschillende werkplekken in kaart. Anderzijds werd er gekeken hoe de toepassing van het reserveringssysteem binnen de gemeente zou werken. 

Sinds 2019 heeft de gemeente Almelo inzicht in de bezetting van het gebouw door middel van iBASX sensoren. Deze sensoren meten niet alleen de real-time bezetting of het gebruik van vierkante meters, maar maakt het ook mogelijk voor het huisvestingsteam om historische data over de bezetting in te zien. Deze data is af te lezen in een Business Intelligence (BI) tool. Met deze inzichten is het eenvoudig waar te nemen op welke dagen en tijden een hoge bezetting is. Voor de Adviseur Huisvesting is dit enorm waardevolle informatie. 

iBASX biedt daarnaast alle medewerkers binnen de gemeente de mogelijkheid om zijn/haar eigen werkplek te reserveren. Hierdoor is hij of zij verzekerd van een werkplek in de buurt van collega’s, of van een ruimte waar er ongestoord gewerkt kan worden (zoals een concentratieruimte). Dit is voornamelijk van grote toegevoegde waarde wanneer werkruimtes (omdat daar vraag naar is) mogelijk voor een ander doel worden ingezet, en verbouwd worden naar bijvoorbeeld een bibliotheek of een vergaderruimte. De vermindering in werkruimtes creëert echter wel de noodzaak dat mensen een werkplek moeten reserveren wanneer zij naar kantoor komen.

Toen er in september besloten werd om een nieuw huisvestingsconcept te lanceren, werden medewerkers verplicht om zelf hun eigen werkplek te reserveren, gezien de gelimiteerde bezettingscapaciteit van 50% door de corona maatregelen. Tevens waren medewerkers in staat om via iBASX zichzelf “in te checken”. Het gebouw is groot en veel van de collega’s kennen elkaar niet of weten niet waar andere collega’s gestationeerd zijn. Met iBASX kunnen medewerkers gemakkelijk een plaats reserveren naast hun directe collega’s. Ook kunnen ze elkaar gemakkelijk vinden binnen het gebouw en achterhalen of hun collega thuis aan het werk is.

Privacywetgeving

De gemeente Almelo valt onder de overheidssector en heeft daarom de privacywetgeving (AVG) hoog in het vaandel staan. Toen de gemeente in 2019 de sensoren implementeerde, wekte dit wat vragen op bij medewerkers. Naast het meten van de bezetting, waren ze bang dat de sensoren ook andere dingen zouden registreren zoals: zitten de medewerkers wel lang genoeg achter hun werkplek? En zijn ze wel aan het werk? Deze onzekerheid onder werknemers heeft de gemeente weten te voorkomen door middel van het versturen van interne communicatie berichten zoals nieuwsbrieven. Hierin werd verder uitleg gegeven over dat de sensoren enkel meten of een werkplek bezet is of niet, en verder geen andere data registreert.

Echter doordat de medewerkers via iBASX ook van elkaar konden zien welke medewerker welke werkplek had gereserveerd, lag dit niet in lijn met de privacywetgeving en het beleid van de gemeente. “In samenwerking met jullie hebben we dit kunnen oplossen” zegt Diede Lohuis. Op aanvraag van de gemeente Almelo is er een optie toegevoegd binnen iBASX waardoor men zelf kan kiezen of zijn of haar profiel zichtbaar is voor anderen. Zo niet, dan ben je ook niet vindbaar en zien anderen niet wie de werkplek heeft gereserveerd, enkel dat die bezet is. Door deze aanpassing waren deze uitdagingen van de gemeente meteen verholpen.


“Het prettige aan de samenwerking met Measuremen is dat er wordt geluisterd naar onze wensen. We werken samen aan een gezamenlijk doel: het pand verbeteren met inzichten.” - Diede Lohuis, Adviseur Huisvesting gemeente Almelo

Resultaat

“iBASX heeft voornamelijk geholpen met het inzichtelijk en concreet maken van hun aannames, en heeft daarmee de basis gevormd voor het nieuwe huisvestingsconcept”, aldus Diede Lohuis, Adviseur Huisvesting gemeente Almelo. Volgens Diede is het noodzakelijk om data te genereren voordat er besluiten worden genomen op basis van gevoel. “Een voorbeeld is een verbouwing binnen het stadhuis. We hebben wat locaties opgedoekt. Die medewerkers moeten hier in het stadhuis gestationeerd worden. Is er plek, was de vraag. Dat kunnen we mooi met de data zien. De ene dag was het hier drukker dan de andere dag. Voor een adviseur huisvesting is dat waardevolle informatie”. 

Doordat de software van iBASX een goed overzicht biedt in de werkomgeving, weten medewerkers waar ze kunnen werken indien ze op kantoor aanwezig zijn. Ze kunnen zelf bepalen waar ze binnen het kantoorpand werken en waar ze Teams-vergaderingen houden. Toch merkt de gemeente dat men graag naar zijn/haar vaste werkplek gaat. Daar zitten de vaste collega’s en voelt het vertrouwd. Diede zegt verder: “Daarnaast wil je als adviseur dat je medewerkers, als ze naar kantoor komen, wel veilig kunnen komen. Dat er 1,5 meter wordt aangehouden bijvoorbeeld. Om dit te realiseren waren er op de reservering plattegrond geen kleuren zichtbaar bij werkplekken die niet gereserveerd konden worden.”

“Inzicht hebben in je pand. Dat is de voornaamste winst. Je leert je pand kennen, de werkplekken kennen. iBASX is een prettige samenwerking. Mijn wensen worden opgeschreven en uitgezocht. Onderling wordt dit aan elkaar uitgewisseld. Als een werkplek niet wordt gebruikt is dat zonde en dat kost geld. Elke vierkante meter kost geld. Ga je die werkplekken weghalen en inzetten voor iets anders, bijvoorbeeld een vergaderruimte? Op deze manier creëer je een optimale werkomgeving waar elke vierkante meter effectief wordt gebruikt.”- Diede Lohuis, Adviseur Huisvesting gemeente Almelo

Heb jij net als de gemeente Almelo behoefte aan inzichten
ter ondersteuning van een nieuw huisvestingsconcept? 
Scroll naar boven