Een tweede uitdaging ontstond als gevolg van de pandemie en de bijbehorende maatregelen. Het “nieuwe werken” veranderde namelijk een hoop… De gemeente Almelo besloot om zich te richten op het implementeren van een “huisvestingsconcept 2.0”. Hierom introduceerde de gemeente Almelo een “flexconcept”, en startte een pilot waar hun medewerkers 50% van de tijd op kantoor werkte en 50% van de tijd thuis. Dit betekende echter ook dat er behoefte was aan het in kaart brengen van waar medewerkers zich bevonden. Om dit te faciliteren maakte de gemeente gebruik van het reserveringssysteem van iBASX. 

Oplossing

Om het nieuwe huisvestingsconcept tot een succes te maken, koos gemeente Almelo voor het toepassen van de iBASX software. Enerzijds bracht iBASX de bezetting van de verschillende werkplekken in kaart. Anderzijds werd er gekeken hoe de toepassing van het reserveringssysteem binnen de gemeente zou werken. 

Sinds 2019 heeft de gemeente Almelo inzicht in de bezetting van het gebouw door middel van iBASX sensoren. Deze sensoren meten niet alleen de real-time bezetting of het gebruik van vierkante meters, maar maakt het ook mogelijk voor het huisvestingsteam om historische data over de bezetting in te zien. Deze data is af te lezen in een Business Intelligence (BI) tool. Met deze inzichten is het eenvoudig waar te nemen op welke dagen en tijden een hoge bezetting is. Voor de Adviseur Huisvesting is dit enorm waardevolle informatie. 

iBASX biedt daarnaast alle medewerkers binnen de gemeente de mogelijkheid om zijn/haar eigen werkplek te reserveren. Hierdoor is hij of zij verzekerd van een werkplek in de buurt van collega’s, of van een ruimte waar er ongestoord gewerkt kan worden (zoals een concentratieruimte). Dit is voornamelijk van grote toegevoegde waarde wanneer werkruimtes (omdat daar vraag naar is) mogelijk voor een ander doel worden ingezet, en verbouwd worden naar bijvoorbeeld een bibliotheek of een vergaderruimte. De vermindering in werkruimtes creëert echter wel de noodzaak dat mensen een werkplek moeten reserveren wanneer zij naar kantoor komen.

Toen er in september besloten werd om een nieuw huisvestingsconcept te lanceren, werden medewerkers verplicht om zelf hun eigen werkplek te reserveren, gezien de gelimiteerde bezettingscapaciteit van 50% door de corona maatregelen. Tevens waren medewerkers in staat om via iBASX zichzelf “in te checken”. Het gebouw is groot en veel van de collega’s kennen elkaar niet of weten niet waar andere collega’s gestationeerd zijn. Met iBASX kunnen medewerkers gemakkelijk een plaats reserveren naast hun directe collega’s. Ook kunnen ze elkaar gemakkelijk vinden binnen het gebouw en achterhalen of hun collega thuis aan het werk is.

Echter doordat de medewerkers via iBASX ook van elkaar konden zien welke medewerker welke werkplek had gereserveerd, lag dit niet in lijn met de privacywetgeving en het beleid van de gemeente. “In samenwerking met jullie hebben we dit kunnen oplossen” zegt Diede Lohuis. Op aanvraag van de gemeente Almelo is er een optie toegevoegd binnen iBASX waardoor men zelf kan kiezen of zijn of haar profiel zichtbaar is voor anderen. Zo niet, dan ben je ook niet vindbaar en zien anderen niet wie de werkplek heeft gereserveerd, enkel dat die bezet is. Door deze aanpassing waren deze uitdagingen van de gemeente meteen verholpen.

Resultaat

“iBASX heeft voornamelijk geholpen met het inzichtelijk en concreet maken van hun aannames, en heeft daarmee de basis gevormd voor het nieuwe huisvestingsconcept”, aldus Diede Lohuis, Adviseur Huisvesting gemeente Almelo. Volgens Diede is het noodzakelijk om data te genereren voordat er besluiten worden genomen op basis van gevoel. “Een voorbeeld is een verbouwing binnen het stadhuis. We hebben wat locaties opgedoekt. Die medewerkers moeten hier in het stadhuis gestationeerd worden. Is er plek, was de vraag. Dat kunnen we mooi met de data zien. De ene dag was het hier drukker dan de andere dag. Voor een adviseur huisvesting is dat waardevolle informatie”. 

Doordat de software van iBASX een goed overzicht biedt in de werkomgeving, weten medewerkers waar ze kunnen werken indien ze op kantoor aanwezig zijn. Ze kunnen zelf bepalen waar ze binnen het kantoorpand werken en waar ze Teams-vergaderingen houden. Toch merkt de gemeente dat men graag naar zijn/haar vaste werkplek gaat. Daar zitten de vaste collega’s en voelt het vertrouwd. Diede zegt verder: “Daarnaast wil je als adviseur dat je medewerkers, als ze naar kantoor komen, wel veilig kunnen komen. Dat er 1,5 meter wordt aangehouden bijvoorbeeld. Om dit te realiseren waren er op de reservering plattegrond geen kleuren zichtbaar bij werkplekken die niet gereserveerd konden worden.”